Numérisation c’est une optimisation des processus organisationnels internes de l’entreprise. L’infrastructure numérique assure une interaction confortable partout dans le monde. Mais il y a aussi un côté négatif : les informations transmises via l’infrastructure numérique sont exposées au danger. Les criminels peuvent facilement voler des informations importantes, surtout si les employés de l’entreprise négligent les mesures de sécurité.
Comme c’était le cas auparavant, des dessins extrêmement importants, des plans d’entreprise étaient transmis par e-mail ou envoyés par fax. Le résultat est toujours le même des données confidentielles sont entrées dans le réseau, à cause desquelles les entreprises ont subi des pertes. Il existe peu de moyens d’empêcher les fuites, l’utilisation de la dataroom virtuelle est l’une des méthodes les plus efficaces et les plus sécurisées pour protéger les informations confidentielles.
À propos de la technologie VDR
Data room électronique est un produit numérique spécialisé qui combine un système de gestion de contenu et un système de gestion de documents. En termes simples, il s’agit d’un référentiel conçu pour partager des informations confidentielles.
VDR peut être distribué à la fois sous la forme d’un site Internet avec un accès crypté et à travers un environnement virtuel sur un ordinateur. Une salle de données virtuelle est souvent appelée une “deal room”, c’est-à-dire une salle de travail. La technologie VDR remplace l’archivage des données.
Dans les “deal rooms”, l’information est organisée électroniquement. Mais en même temps, contrairement aux archives, l’accès est strictement limité à un certain nombre de personnes. Et en même temps, seuls ceux pour qui l’accès est ouvert travaillent sur le document. Les tiers n’obtiennent pas d’accès accidentel.
Comment fonctionne VDR ?
Deal rooms est une technologie numérique construite sur la base d’un environnement virtuel. Il permet de réaliser des travaux individuels avec délégation d’accès pour les utilisateurs. Selon le poste occupé dans l’entreprise, le niveau d’accès est prévu. La plupart des VDR prennent en charge la synchronisation AD/LDAP.
Quoi d’autre :
- VDR assure la fonction de gestion de la durée d’existence des documents :Cette capacité est extrêmement utile lorsque les informations transférées peuvent rapidement perdre de leur pertinence après un certain temps. Il est également pertinent lorsque le groupe de projet temporaire reçoit l’accès au document. Et une fois les travaux terminés, l’accès doit être automatiquement révoqué.
- VDR est équipé de la fonction de placer des informations dans un micro-conteneur virtuel un analogue de l’AD RMS:Ce principe de stockage des informations offre une sécurité à plusieurs niveaux. Le fichier est protégé aussi bien du côté de l’envoi que de l’ouverture ou du téléchargement du document.
- Journal des événements :Dans le cadre de l’infrastructure de la salle de données virtuelle, un journal d’activité automatique est maintenu. Il affiche toutes les manipulations qui sont faites sur le document. La date d’ouverture et de téléchargement est fixe, on enregistre les données qui indiquent qui a ouvert le document et quand, et quelles modifications ont été apportées.
Pour les processus complexes, des VDR plus sophistiqués avec plus de fonctions sont utilisées. Ainsi qu’une boîte à outils étendue pour la journalisation des événements et des actions sur les documents.
Comment utiliser VDR TOP-4 méthodes ?
Par exemple, vous devez envoyer un document technique à une contrepartie externe. Il faut comprendre que si vous l’envoyez de la manière habituelle, le contrôle des mouvements et des droits d’accès sera irrévocablement perdu. La technologie VDR est utilisée pour transférer le document et en même temps maintenir le contrôle d’accès
Après tout, il arrive assez souvent qu’une tâche technique, un dessin ou une mise en page des aspects qui ont une valeur commerciale tombent entre de mauvaises mains. En bout de ligne des informations classifiées pénètrent dans des sources ouvertes.
Limite de temps
Les petites organisations embauchent souvent du personnel en utilisant la méthode de l’externalisation. C’est économiquement avantageux car il n’est pas nécessaire de garder un personnel permanent de spécialistes. Par exemple, il est nécessaire d’apporter des modifications à la comptabilité, mais en même temps, le groupe de travail ne coopère pas avec l’entreprise de manière permanente.
VDR vous permet de fermer automatiquement l’accès aux documents clés à l’expiration du contrat. C’est très pratique vous n’avez pas besoin de surveiller l’accès manuellement.
Restrictions d’accès pour les intérimaires
Les entreprises commerciales ont un fort besoin de conserver des secrets commerciaux et, par conséquent, l’accès aux précieuses données des employés est limité. Auparavant, cela n’était pas pratique. Mais grâce à la dataroom virtuelle, il est devenu beaucoup plus facile de limiter l’accès aux données des employés, par exemple, aux commerciaux, aux marchandiseurs.
Contrôle de l’intégrité du client
Les développeurs et les concepteurs qui coopèrent avec un client externe prennent beaucoup de risques. Le code développé par eux, le projet peut ne pas être payé si le client s’avère peu scrupuleux, à savoir un fraudeur. Malheureusement, le problème est assez courant chez les traveilleurs indépendants.
La dataroom virtuelle peut résoudre ce problème. Jusqu’au moment du paiement, le client reçoit un accès temporaire avec des fonctionnalités limitées. Cela garantit la protection des droits de propriété intellectuelle.
Sur la base de ce qui précède, aucun service de cloud public, et plus encore le protocole FTP obsolète, n’est pas en mesure de fournir un niveau adéquat de protection de la vie privée. Cependant, une salle de données virtuelle, assemblée individuellement pour l’entreprise, résout rapidement tout problème de sécurité des données.
Pourquoi VDR au lieu de FTP et stockage cloud public ?
Assez souvent, la question est posée – “Pourquoi payer de l’argent pour la technologie VDR alors qu’il existe un stockage en nuage et un FTP moins chers ?” Cette question est partiellement répondue dans le paragraphe sur les scénarios d’application. Considérez maintenant chacune des options en comparaison les unes avec les autres.
Tableau comparatif des stockages VDR, FTP et cloud
| Capacités | Client FTP | Stockage cloud public | VDR d’entreprise |
| Transfert de données sécurisé | absent | par protocole SSL | hybride SSL/TLS |
| Protection contre les attaques MiTm | absent | absent | au besoin (peut être inclus dans le forfait ou non) |
| Contrôle des droits d’accès et délimitation des rôles | il n’y a pas | présent | présent |
| Gestion centralisée de la politique et des droits d’accès | il n’y a pas | il n’y a pas | inclus en standard |
| Déduplication des données | il n’y a pas | il n’y a pas | fonction intégrée |
| Protection par mot de passe pour l’accès au lien | il n’y a pas | il n’y a pas | fonction intégrée |
| Protection des informations après téléchargement depuis le navigateur | il n’y a pas | il n’y a pas | au besoin (peut être inclus dans le forfait ou non) |
Comme le montre le tableau comparatif, les clouds publics sont nettement inférieurs aux VDR en termes de caractéristiques fonctionnelles. Il n’y a aucune mention du protocole FTP. Par conséquent, une salle de données virtuelle est l’option la plus optimale. D’une part, le VDR est plus cher, et d’autre part, il offre une sécurité maximale pour les données confidentielle
Marquage caché
Très souvent, il est confondu avec les filigranes standard. Mais c’est loin d’être la même chose, même si le mécanisme d’action est similaire. Un filigrane ordinaire présente un sérieux inconvénient il peut être facilement supprimé dans n’importe quel éditeur graphique. Et cela ne protégera pas les informations lorsque, par exemple, un attaquant prend une photo d’un document sur un téléphone.
Le marquage caché présente de nombreux avantages :
- assure la sécurité des documents lorsque vous travaillez avec des contreparties ;
- empêche la menace de fuite de données via des copies de documents ;
- empêche la fuite d’informations confidentielles depuis l’application web de l’entreprise ;
- protège contre le téléchargement non autorisé de données à partir des systèmes de gestion CRM de l’entreprise ;
- protège les informations contre les fuites par e-mail ;
- empêche les fuites avec des captures d’écran.
Le principe de fonctionnement du marquage caché est extrêmement simple. Tous les documents qui entrent dans la dataroom sécurisée sont automatiquement marqués avec des balises invisibles en utilisant la méthode stéganographique – les mots, les lignes et les paragraphes sont décalés. Visuellement, il est extrêmement difficile de le remarquer, mais si une fuite se produit soudainement, il devient clair au cours de l’analyse qui a compromis les données.
Logiciel de dataroom présente une autre différence par rapport au stockage en nuage : plusieurs options de stockage de données. Les grandes entreprises utilisent une option dans laquelle les informations sont stockées directement au sein de l’organisation. Cela augmente considérablement la sécurité globale des données.
