Avec l’augmentation des réglementations contractuelles et l’important volume des contrats à la charge des équipes RH et juridiques, la gestion des contrats représente un véritable casse-tête pour certaines entreprises. Dans le but de soulager leurs équipes de cette tâche pénible et chronophage que constitue l’administration des contrats, de plus en plus d’organisations optent pour l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats. Si vous désirez connaître les avantages liés à l’utilisation d’une solution logicielle d’administration des contrats au sein d’une entreprise, cet article devrait vous intéresser.
Qu’est-ce qu’une solution logicielle de gestion des contrats ?
Encore appelé logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), un logiciel de gestion des contrats est un outil informatisé permettant de suivre l’ensemble du cycle contractuel au sein d’une entreprise. Concrètement, cette solution assure une surveillance automatisée et permanente de tous les contrats de l’entreprise pour laquelle elle est installée tout en optimisant toutes les étapes de leur cycle de vie. Grâce à ce type de logiciel, les opérations de création, de négociation, de reconduction et de suivi de contrats sont simplifiées pour les équipes RH, juridiques, administratives et commerciales d’une entité.
Une meilleure conservation des contrats
Les entreprises qui choisissent d’utiliser un logiciel de gestion des contrats dématérialisent le processus de gestion de leurs contrats. Cette dématérialisation implique que l’ensemble des documents et des contrats de l’entreprise sont archivés dans le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats. Cela est rendu possible grâce à la fonctionnalité d’archivage des contrats dont ce type de logiciel est doté.
En permettant l’archivage des contrats et documents de l’entreprise qui l’utilise, le logiciel de gestion des contrats sert de contrathèque numérique ou bibliothèque dématérialisée pour l’entité concernée. Puisque les documents sont centralisés et classés selon des critères spécifiques, les responsables de la gestion des contrats n’auront aucun mal à retrouver les contrats archivés dans la contrathèque.
Afin de profiter pleinement de cette fonctionnalité, il est indispensable d’utiliser un outil informatisé de gestion des contrats de pointe. Si vous n’en connaissez pas, sachez que via la contrathèque Leeway, il est tout à fait possible d’archiver et de conserver ses contrats en toute sécurité. Avec un logiciel de pointe, les utilisateurs ont l’assurance que la sécurité de leurs contrats est renforcée. Les équipes RH peuvent donc accéder à n’importe quel moment à leurs contrats, sans craindre les risques de perte.
La facilité de la création de contrats
Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats est un outil disposant de bien d’autres fonctionnalités. L’une d’entre elles est l’automatisation des contrats. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs du logiciel de gestion des contrats peuvent établir de manière automatique des contrats en fonction de leurs besoins. Ceci s’explique surtout par le fait que les logiciels de gestion des contrats s’appuient sur une bibliothèque de modèles intelligents et de clauses approuvées permettant une conception rapide des contrats. Il est donc bel et bien possible de créer des contrats complexes avec un tel logiciel.
Une meilleure maîtrise des risques
La manipulation des contrats physique est accompagnée de nombreux risques tels que la perte de temps, la perte de documents et les dommages en cas d’incendie. En matière de gestion de risques, le logiciel de gestion des contrats apparaît comme un moyen plus sûr et efficace pour les entreprises. Grâce à l’emplacement dématérialisé que l’outil digital de gestion des contrats offre aux entreprises, celles-ci sont à l’abri des risques auxquels elles sont exposées en cas de gestion de contrats physiques.
Le gain de temps
Dans les faits, le processus de création d’un contrat physique nécessite le suivi de plusieurs étapes qui peuvent prendre plusieurs jours avant que le document ne soit prêt à être signé. Avec les outils digitaux de gestion des contrats, ces délais sont largement réduits. En effet, grâce aux fonctionnalités des logiciels de gestion des contrats, tout le travail nécessaire pour l’élaboration d’un contrat ne nécessite que quelques minutes pour les équipes RH. Avec le gain de temps qui en résulte, ces dernières pourront se consacrer à des tâches essentielles pour l’amélioration des performances de l’entreprise.
La diminution du coût des contrats
La rédaction, le suivi et la gestion des contrats physiques impliquent un coût plus ou moins important en matière de temps, de ressources humaines et de frais. Ici, l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats est une véritable aubaine pour les organisations, car la dématérialisation de cette gestion entraîne une réduction des frais généraux de l’organisation. Cette solution permet notamment de diminuer l’utilisation du papier, les frais d’impression et de désengorger les salles d’archivage.
