Selon la taille de votre bureau, un déménagement au Canada nécessite un certain niveau d’organisation. En effet, cela peut être à la fois très stressant et très excitant. Mais le plus important est de minimiser l’impact de votre déménagement sur la productivité de votre business. Si vous envisagez de déménager vos bureaux au Canada, nous vous proposons un plan pour le faire avec efficacité.
Planification préalable et évaluation du mobilier
Faites l’inventaire de ce que vous possédez avant votre déménagement pour le Canada
Assurez-vous que votre inventaire est à jour. Vous devez inspecter toutes les zones de votre ancien bureau pour vous assurer que rien n’a été oublié. Ne déplacez dans les nouveaux locaux que les objets utiles ou de valeur. Surtout, assurez-vous que tous les équipements à apporter dans le nouvel espace sont en bon état de fonctionnement. Assurez-vous également que ce que vous déménagez pourra être placé dans les espaces disponibles dans le nouveau bureau.
Cependant, il faut se débarrasser du matériel indésirable de manière appropriée. On fait référence ici aux meubles, fournitures et équipements qui sont en bon état, mais dont vous n’avez plus besoin. Ils peuvent être donnés à des organisations caritatives locales ou vendus à des membres du personnel qui les utiliseront chez eux. Vous pouvez également vendre votre mobilier usagé ou l’échanger contre du matériel neuf.
Identifiez les besoins spécifiques de votre nouveau bureau au Canada
Vous devez évaluer les nouvelles installations. Qu’il s’agisse d’un nouveau bâtiment ou d’un espace rénové, n’oubliez pas les points suivants :
- Les zones de bureaux, les espaces de travail communs, les zones de photocopie, les salles de repas, etc.
- Déterminez si le personnel a besoin d’intimité en raison de son travail (murs/portes contre cabines), de salles de téléphone/téléconférence séparées.
- Déterminez le nombre et l’emplacement des prises électriques, du câblage informatique, des lignes téléphoniques, etc.
- Déterminez le nombre d’installations sanitaires, de toilettes, de douches, etc.
- Passez en revue toutes les politiques, notamment en matière d’intervention d’urgence et de sécurité, afin de vous assurer qu’elles correspondent aux besoins du nouveau bâtiment.
- Vérifiez la ventilation et la qualité de l’air.
- Procédez à une inspection complète avant d’emménager.
Établissez un plan détaillé pour le déplacement du mobilier
Après avoir dressé l’inventaire et identifié les besoins spécifiques de votre nouveau bureau, vous devez penser à vos finances. Il vous faut déterminer votre budget pour le déménagement au Canada. Cela vous aidera à prendre des décisions éclairées sur le processus de déménagement et les services supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin.
De plus, vous devez chercher des entreprises de déménagement réputées spécialisées dans les déménagements internationaux. Nous vous conseillons celles ayant de l’expérience dans les déménagements au Canada. Obtenez des devis auprès de plusieurs entreprises et comparez-les pour n’en choisir que celle qui vous convient.
Une fois que c’est fait, renseignez-vous sur les réglementations et les exigences douanières pour l’importation de meubles au Canada. Assurez-vous que vos meubles respectent toutes les normes nécessaires et sont conformes aux règles douanières canadiennes.
Cependant, vous devez emballer vos meubles. Rassemblez tout le matériel d’emballage nécessaire. Emballer et étiqueter correctement chaque article pour éviter tout dommage pendant le transport.
Pour finir, fixez une date spécifique pour le déménagement et assurez-vous de réserver les services de déménagement. Nous vous conseillons de souscrire une assurance pour votre mobilier pendant le transport afin de vous protéger contre les dommages et pertes éventuels.
Emballage et protection du mobilier
Protégez vos meubles en les emballant soigneusement. Le remplacement de meubles de valeur peut coûter cher.
- Utilisez du papier bulle, du papier d’emballage et des cacahuètes pour protéger efficacement vos objets de valeur.
- L’utilisation de cartons facilement disponibles facilite et accélère le déballage.
- Achetez des cartons de petite, moyenne et grande taille pour emballer les objets et les rendre faciles à transporter.
- Des étiquettes personnalisées avec un code couleur permettent de savoir quels sont les objets emballés.
- Le papier d’emballage est également une option économique.
- Utilisez des cartons de différentes tailles, par exemple des cartons résistants pour emballer les objets lourds et cassants.
- Emballez dans du papier bulle les appareils électroniques.
- Utilisez du ruban adhésif pour sceller et étiqueter les cartons.
- Utilisez des couvertures de déménagement ainsi qu’un emballage étiré pour éviter la poussière et les bosses.
Choix du transport et de la logistique
Lorsque vous souhaitez déménager votre bureau au Canada, il est crucial de choisir le bon moyen de transport et de logistique. Voici quelques étapes pour vous guider dans le choix de la meilleure option :
- Renseignez-vous sur les différentes méthodes de transport disponibles pour les déménagements internationaux. Chaque option a ses avantages et inconvénients, notamment le coût, le délai de transit et les capacités de manipulation.
- Prenez en compte la distance à parcourir et le volume de vos affaires à déplacer.
- Évaluez les coûts de plusieurs sociétés de déménagement.
- Équilibrez les dépenses par rapport à la qualité du service fourni.
- En fonction de la sensibilité du temps de votre déménagement, vous devez adopter une certaine posture. C’est pour ça que vous devez déterminer cette dernière.
Formalités douanières et réglementations
Qui dit déménagement international dit nouvelles lois. Vous devez connaître les exigences et la réglementation douanière qui régissent les déménagements internationaux au Canada. Elles vous permettront de préparer votre budget et également vos documents nécessaires pour le déménagement.
Collaboration avec des professionnels du déménagement
Lorsque vous planifiez le déménagement de votre bureau au Canada, collaborer avec des professionnels du déménagement international est une option judicieuse. En effet, ces derniers ont l’expérience et les connaissances pour gérer les aspects complexes d’un déménagement à l’échelle internationale. Ils sont familiers avec les réglementations douanières, les exigences d’importation et les formalités administratives, ce qui vous facilitera le processus.
De plus, les experts du déménagement sont bien équipés pour planifier et exécuter chaque étape du déménagement de manière efficace. Collaborer avec eux, ça vous permet de déléguer certaines tâches et de réduire les vôtres.
Vous devez avoir compris que le déménagement de votre bureau pour le Canada nécessite de prendre en compte beaucoup d’éléments. Une planification et une communication adéquates sont les éléments clés pour garantir un déménagement sans heurts. Utilisez des calendriers et des feuilles de calcul spécifiques pour que le déménagement se déroule sans effort et de manière efficace. Encore une fois, le plus important est de minimiser l’impact sur la productivité de votre business !
