La gestion des projets est quelque chose de central chez les entreprises qui cherchent constamment des moyens d’optimiser leurs processus afin de rester compétitives. Par conséquent, elles sont contraintes de mettre en place des solutions logicielles modernes et innovantes. C’est là que les logiciels de gestion de portefeuilles de projets (PPM) entrent en jeu puisqu’ils offrent une solution véritablement complète. Mais comment qu’est-ce qui fait leur spécificité et quels sont leurs points forts ? On fait le point ensemble sur ce type de logiciel dans cet article !
Description d’un logiciel GPP et de ses fonctionnalités clés
Les logiciels GPP (gestion de portefeuille de projets) que l’on nomme aussi “logiciels PPM » (Project Portfolio Management) sont conçus pour aider les entreprises à planifier, exécuter et surveiller leurs différents projets. Pour ce faire, ils offrent une vue d’ensemble du “portefeuille de projets”, terme que l’on utilise pour parler de tous les projets qui partagent une ressource en commun. Il peut alors s’agir de ressources humaines, budgétaires ou encore technologiques. Il devient alors possible de prioriser les projets en fonction des ressources disponibles en laissant un espace plus restreint aux imprévus.
Par conséquent, les managers sont mieux à même de prendre des décisions éclairées puisqu’elles sont basées sur des données précises. On retrouve ainsi des fonctionnalités clés qui sont partagées par la plupart des logiciels GPP comme la solution d’Humanperf, à savoir :
- La gestion de la demande.
- La planification des ressources disponibles.
- Le suivi des progrès réalisés pour chaque projet.
- L’analyse financière du portefeuille.
On peut donc dire que les logiciels GPP permettent une gestion intégrale des cycles de vie des projets.
Les avantages de la mise en œuvre de ce type de solution
Avec la description réalisée précédemment, vous avez certainement pu entrevoir certains avantages intéressants à mettre en place un logiciel GPP. On vous les résume ici :
- Une meilleure visibilité sur vos projets d’entreprise : grâce à la vue panoramique qu’offre un logiciel PPM, vous savez exactement où allouer vos ressources humaines et où dresser vos priorités. Vous ne naviguez ainsi plus à vue, ce qui est bien plus confortable pour vous et profitable pour votre entreprise.
- Une optimisation de vos ressources : chaque société dispose malheureusement de ressources limitées, qu’elles soient humaines ou économiques. Les logiciels GPP constituent un bon allier pour vous aider à maximiser l’utilisation de vos actifs et améliorer l’efficacité globale.
- Une prise de décision qui devient plus rationnelle : il n’y a rien de pire que de décider quelque chose sans se baser sur des éléments concrets. En vous fournissant des données en temps réel ainsi que des analyses approfondies, les logiciels GPP sont utiles pour minimiser les risques encourus par une décision d’envergure.
- Une collaboration qui s’en retrouve renforcée : certains n’hésitent pas à décrire les logiciels PPM comme des plateformes collaboratives et ce n’est guère étonnant. Les outils mis en place favorisent en effet la collaboration entre les membres d’une même équipe puisque chacun a accès aux avancées et sait dans quelle direction tel ou tel projet va.
Comment choisir un bon logiciel PPM ?
Cette dernière question est la plus difficile puisque le nombre de logiciels GPP a tendance à augmenter au fil des mois. On ne peut donc pas vous conseiller une solution en particulier puisqu’elle pourrait être dépassée entre-temps. Selon nous, le choix devrait donc être guidé par les besoins spécifiques de votre entreprise et la complexité de votre projet. Le plus simple est que vous testiez plusieurs logiciels afin de pouvoir les comparer dans des conditions réelles.
Il faut savoir que de nombreux acteurs proposent des versions d’essai qui sont soit limitées dans le temps (une semaine par exemple), soit limitées en termes de fonctionnalités. Elles ont néanmoins comme point commun d’être gratuites, ce qui ne vous engage donc à rien !
