Dans le monde de l’entreprise, la productivité des employés est la priorité des priorités. Elle représente la manière la plus rapide et efficace pour améliorer la rentabilité de l’organisation et ainsi lui permettre de se développer en investissant dans de nouveaux produits ou services. Travailler plus vite et mieux nécessite d’avoir recours à des outils logiciels modernes capables de transformer la façon dont certains processus sont gérés. Cet article vous présente 3 solutions pratiques pour arriver à cet objectif.
La digitalisation : la solution pour mettre fin aux lourdeurs
Le temps passé par les employés sur les processus administratifs est souvent démesuré par rapport à l’enjeu associé pour l’entreprise. Tout ce temps est du temps perdu pour d’autres tâches représentant pourtant leur cœur de métier. Pour mettre fin à cela, l’entreprise peut mettre en œuvre la digitalisation de ses processus. En quoi cela consiste ? C’est très simple. Il s’agit d’informatiser des procédures habituellement gérées à l’oral ou avec des formulaires papiers.
Les avantages de la digitalisation sont multiples :
- gain de temps
- réduction du risque d’erreurs
- gestion simplifiée des données
Un projet de digitalisation sera d’autant plus réussi qu’il rencontrera l’adhésion de toutes les parties impliquées dans sa mise en œuvre. Il est essentiel de ne pas imposer de façon brutale un changement drastique dans les modes de fonctionnement mais au contraire de faire évoluer en douceur les processus pour les rendre plus fluides.
La gestion des congés
S’il y a bien un processus que l’on retrouve dans toutes les entreprises en France, c’est celui de gestion des absences. Comme tout le monde a le droit à des congés payés, chaque employé doit à un moment ou à un autre remplir un formulaire pour soumettre une demande de congés.
Toute la difficulté réside dans le fait que lorsque ce processus n’est pas digitalisé, alors des feuilles volantes se baladent un peu partout dans l’entreprise entre l’employé, son manager et le service RH.
La solution pour mettre fin à tout cela est de déployer une application web permettant aux employés de suivre leurs compteurs de congés mais aussi de planifier leurs absences. Ainsi, le responsable hiérarchique peut piloter l’activité de son équipe de façon proactive en fonction des congés prévus.
La gestion des interventions
Avant, la gestion des interventions, c’était un fichier Excel ou une feuille volante avec un tableau plus ou moins clair reprenant une liste d’interventions à effectuer dans la journée. Toute la partie rapport et suivi statistique était gérée de façon manuelle engendrant ainsi un surcoût administratif pour la société.
Avec des solution de gestion des interventions comme Praxedo, la gestion des interventions est entièrement dématérialisée. Le superviseur peut planifier et suivre en temps réel l’avancement des chantiers. Le technicien remplit son rapport d’intervention directement depuis son smartphone. Le client final dispose d’indicateurs fiables pour mesurer la performance.
Ce type de solutions peut être utilisé dans de nombreux domaines des télécoms à l’industrie en passant par le tertiaire.
La dématérialisation du courrier entrant
Chaque jour, l’entreprise reçoit de nombreux courriers : factures, publicités, candidatures, etc… Toutes ces lettres sont en général acheminées dans les services et finissent soit à la poubelle, soit dans un classeur après avoir été traitées et archivées. Les archives prennent de la place et nécessitent une maintenance régulière pour rester exploitables.
Depuis quelques années, le courrier entrant peut être dématérialisé. Lorsque l’on a des milliers de courriers à traiter chaque jour, cela représente un gain de temps non négligeable. Chaque page est scannée puis acheminée informatiquement vers la bonne personne ou le bon outil. Le traitement du document déjà numérisé est ensuite beaucoup plus rapide.
Conclusion à propos de l’amélioration de la productivité
Ce qu’il faut retenir avant tout, c’est qu’un projet de digitalisation engendre le plus souvent des économies importantes pour l’entreprise. Lorsqu’il est mené à bien grâce à des objectifs clairs et un choix bien pensé, ce projet va permettre à chacun de gagner du temps au quotidien. Ce temps pourra ensuite être utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Il ne faut pas voir la digitalisation comme une mode. C’est un mouvement de fond entamé il y a déjà 15 ans et qui touche tous les secteurs d’activité. Aucune entreprise engagée dans cette phase de son développement ne prendra le risque de revenir en arrière tant les bénéfices sont conséquents.
