La Gestion Électronique de Documents (GED) est devenue un outil incontournable pour les entreprises modernes. Elle permet de gérer efficacement les flux de documents, d’améliorer la productivité et de garantir la conformité réglementaire. Cependant, la mise en place d’une solution de GED nécessite une préparation rigoureuse, notamment à travers la rédaction d’un cahier des charges. Ce document est essentiel pour définir les besoins, les attentes et les contraintes du projet. Dans cet article, nous allons explorer en détail comment rédiger un cahier des charges de GED.
Comprendre les objectifs de la GED
Définir les besoins de l’entreprise
Avant de rédiger un cahier des charges, il est crucial de comprendre les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion de documents. Cela implique de réaliser un audit interne pour identifier les processus actuels, les points de douleur et les opportunités d’amélioration. Par exemple, une entreprise peut avoir besoin de centraliser ses documents pour faciliter l’accès à l’information, ou encore de sécuriser ses données sensibles pour se conformer aux réglementations en vigueur.
Identifier les objectifs stratégiques
Les objectifs stratégiques de la GED doivent être alignés avec la vision globale de l’entreprise. Il peut s’agir d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les coûts liés à la gestion des documents papier, ou encore de favoriser la collaboration entre les différents départements. Ces objectifs doivent être clairement définis et mesurables pour pouvoir évaluer le succès du projet à long terme.
Structurer le cahier des charges
Introduction et contexte du projet
La première partie du cahier des charges de GED doit présenter le contexte du projet. Il s’agit de décrire brièvement l’entreprise, ses activités principales et les raisons qui motivent la mise en place d’une solution de GED. Cette section doit également inclure une présentation des parties prenantes impliquées dans le projet, ainsi que leurs rôles et responsabilités.
Description des besoins fonctionnels
Les besoins fonctionnels décrivent les attentes des utilisateurs en termes de fonctionnalités. Il est important de lister de manière exhaustive toutes les fonctionnalités attendues, telles que la numérisation des documents, la recherche avancée, la gestion des versions, ou encore la signature électronique. Chaque fonctionnalité doit être décrite de manière détaillée, en précisant les cas d’utilisation et les bénéfices attendus.
Description des besoins techniques
Les besoins techniques concernent les aspects techniques de la solution de GED. Il s’agit de définir les exigences en matière d’infrastructure, de sécurité, de compatibilité avec les systèmes existants, ou encore de performance. Par exemple, il peut être nécessaire de préciser les contraintes liées à l’hébergement des données, les protocoles de sécurité à respecter, ou encore les standards de format de fichiers à utiliser.
Définir les critères de sélection
Critères fonctionnels
Les critères fonctionnels permettent d’évaluer la capacité de la solution de GED à répondre aux besoins des utilisateurs. Il s’agit de vérifier que toutes les fonctionnalités attendues sont bien présentes et qu’elles répondent aux attentes en termes de performance et d’ergonomie. Par exemple, il peut être pertinent de tester la facilité d’utilisation de l’interface, la rapidité de la recherche de documents, ou encore la qualité de la numérisation.
Critères techniques
Les critères techniques permettent d’évaluer la robustesse et la fiabilité de la solution de GED. Il s’agit de vérifier que la solution respecte les exigences en matière de sécurité, de compatibilité et de performance. Par exemple, il peut être nécessaire de tester la résistance de la solution aux attaques informatiques, sa capacité à s’intégrer avec les systèmes existants, ou encore sa capacité à gérer un grand volume de documents.
Critères économiques
Les critères économiques permettent d’évaluer le coût total de possession (TCO) de la solution de GED. Il s’agit de prendre en compte non seulement le coût d’acquisition, mais aussi les coûts de maintenance, de formation et de support. Il est également important de comparer les différentes offres du marché pour identifier la solution offrant le meilleur rapport qualité-prix.
Rédiger les spécifications détaillées
Spécifications fonctionnelles
Les spécifications fonctionnelles décrivent de manière détaillée les fonctionnalités attendues de la solution de GED. Il s’agit de décrire chaque fonctionnalité de manière précise, en précisant les cas d’utilisation, les règles de gestion et les contraintes à respecter. Par exemple, pour la fonctionnalité de recherche avancée, il peut être nécessaire de préciser les critères de recherche disponibles, les filtres à appliquer, ou encore les résultats attendus.
Spécifications techniques
Les spécifications techniques décrivent les exigences techniques du logiciel de GED. Il s’agit de définir les contraintes en matière d’infrastructure, de sécurité, de compatibilité et de performance. Par exemple, il peut être nécessaire de préciser les caractéristiques techniques des serveurs à utiliser, les protocoles de sécurité à respecter, ou encore les standards de format de fichiers à utiliser.
Spécifications de sécurité
Les spécifications de sécurité sont essentielles pour garantir la protection des données sensibles. Il s’agit de définir les mesures de sécurité à mettre en place, telles que le chiffrement des données, la gestion des accès, ou encore la détection des intrusions. Il est également important de préciser les procédures à suivre en cas de violation de la sécurité, ainsi que les obligations légales à respecter.
Planifier la mise en œuvre
Définir le planning du projet
Le planning du projet doit être défini de manière réaliste, en tenant compte des différentes étapes de la mise en œuvre. Il s’agit de planifier les phases de préparation, de développement, de test, de déploiement et de formation. Chaque étape doit être décrite de manière détaillée, en précisant les tâches à réaliser, les ressources nécessaires et les délais à respecter.
Identifier les ressources nécessaires
Les ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet doivent être identifiées de manière précise. Il s’agit de lister les compétences techniques et fonctionnelles requises, ainsi que les moyens matériels et financiers à mobiliser. Il est également important de prévoir les besoins en formation et en accompagnement des utilisateurs pour garantir une adoption réussie de la solution.
Prévoir les risques et les contraintes
Les risques et les contraintes du projet doivent être anticipés pour éviter les mauvaises surprises. Il s’agit d’identifier les risques potentiels, tels que les retards de livraison, les problèmes techniques ou les résistances au changement, et de définir des plans d’action pour les atténuer. Il est également important de prévoir les contraintes budgétaires et organisationnelles à respecter.
Conclusion
La rédaction d’un cahier des charges de GED est une étape cruciale pour la réussite du projet. Elle permet de définir de manière précise les besoins, les attentes et les contraintes, et de garantir une mise en œuvre conforme aux objectifs stratégiques de l’entreprise. En suivant les étapes décrites dans cet article, il est possible de rédiger un cahier des charges complet et structuré, qui servira de référence tout au long du projet. La clé du succès réside dans une préparation rigoureuse, une communication efficace avec les parties prenantes et une anticipation des risques et des contraintes.
