Pour fidéliser et attirer de nouveaux clients, les entreprises doivent entretenir leur image et faire bonne impression auprès du public. Cela passe notamment par l’accueil réservé aux clients lorsqu’ils contactent l’entreprise par téléphone. Cet accueil téléphonique doit se révéler pertinent et représenter la marque. Concrètement, pourquoi est-il important pour l’entreprise de bien gérer son accueil téléphonique ? Comment procéder ? Quelles solutions d’accueil adopter ? Partez ici à la découverte des réponses à ces différentes préoccupations.
Les avantages d’un bon accueil téléphonique pour l’entreprise
Lorsqu’une entreprise parvient à mettre en place un excellent accueil téléphonique, de nombreux avantages peuvent en découler pour elle.
Bien gérer son accueil téléphonique pour faire bonne impression
Tout client ou prospect qui contacte une entreprise via téléphone se fait ses premières impressions sur la base de l’accueil dont il bénéficie. Lorsqu’il est bien accueilli et que son appel fait l’objet d’un traitement impeccable, l’appelant ressent aussitôt de la satisfaction et aura naturellement tendance à patienter. Par contre, lorsqu’il appelle en vain, que son appel n’est pas pris en compte ou qu’il est mal accueilli, l’appelant se fait aussitôt une mauvaise impression de l’entreprise. Comme vous pouvez déjà vous en douter, c’est sur la base de cette première impression que l’appelant décidera d’acheter ou non les produits et services de l’entreprise. Cette dernière doit donc assurer une gestion efficace de son accueil téléphonique.
Bien gérer l’accueil téléphonique pour éviter de perdre des clients
Il s’agit d’un fait qui découle de la nécessité de faire bonne impression auprès des appelants de l’entreprise. Comme expliqué plus haut, un mauvais accueil téléphonique a pour effet de créer de la déception chez l’appelant. Celui-ci raccrochera aussitôt et se référera à une autre entreprise offrant les services qu’il recherche.
Créer une belle relation avec la clientèle
Par le biais de l’accueil téléphonique, les entreprises peuvent créer une belle relation avec leur clientèle. Cela passe notamment par la prise en compte et le traitement efficient des motifs de leur appel ainsi que par la capacité de l’entreprise à éviter les pertes de temps à l’appelant.
Bien gérer l’accueil téléphonique pour rendre agréable le temps d’attente
Patienter plusieurs secondes au téléphone peut se révéler particulièrement ennuyeux pour de nombreuses personnes. Lorsque c’est le cas, ces dernières n’hésitent pas à raccrocher. Il faut cependant préciser que cela se produit lorsque l’entreprise a manqué de mettre en place un bon système d’accueil téléphonique. Dans les cas où ce dernier se révèle bien organisé, une douce musique d’attente par exemple est mise en place, ce qui rend le moment de patiente plus agréable pour l’appelant.
Un accueil téléphonique bien géré pour communiquer
L’accueil téléphonique, lorsqu’il fait l’objet d’une gestion efficace et efficiente de la part de l’entreprise permet à celle-ci de communiquer avec le public. Elle peut notamment en profiter pour diffuser des informations telles que ses horaires d’ouverture, les produits et services qu’elle propose ou promouvoir une offre spéciale.
Gestion de l’accueil téléphonique en entreprise : quelles solutions adopter ?
Comme vous pouvez le constater, une gestion efficace de l’accueil téléphonique en entreprise présente de nombreux avantages. Toutefois, il n’en est ainsi que si l’entreprise fait recours à des dispositifs d’accueil téléphonique hautement performants. Les sociétés spécialisées en communication sonore mettent à la disposition des entreprises une variété d’outils d’accueil téléphoniques aussi efficaces les uns que les autres. On retrouve entre autres :
- Le serveur vocal interactif (svi) : c’est un dispositif conçu pour prendre en charge tout ou une partie des appels entrants de l’entreprise et les diriger ensuite vers les services adéquats. Le serveur vocal interactif permet à l’entreprise de cultiver une belle relation avec la clientèle ;
- Le pré-décroché : message de quelques secondes, il a pour but de faire savoir à l’appelant qu’il se trouve au bon endroit. Il se déclenche dès que l’appelant compose le numéro de l’entreprise, ce qui évite de perdre du temps ;
- Le répondeur ;
- La messagerie mobile et bien d’autres dispositifs.
