Les rapports existant entre IA et administratif ont fait l’objet d’un resserrement croissant ces dernières années. Cela est dû aux progrès fulgurants réalisés en matière d’intelligence artificielle et à son entrée dans le monde de l’entreprise.
Les applications les plus fréquentes de l’IA dans l’administratif vont de la gestion des relations client à des fonctions relevant traditionnellement de professions spécialisées. Ces tâches, bien qu’indispensables, se caractérisent cependant par la faiblesse de leur valeur ajoutée pour les entreprises concernées.
Le rôle de l’IA est-il vraiment effectif au profit de l’administratif en entreprise ? Quels domaines sont les plus marqués par son introduction dans la vie de l’entreprise ? Découvrez ici les détails à connaitre quant à la nouvelle relation entre IA et administratif.
La répartition des taches dans la relation client
La relation client constitue un secteur caractérisé par sa redondance et notamment par les réponses identiques à fournir à des questions identiques de la part de plusieurs interlocuteurs. Une répartition des tâches a permis à nombre d’entreprises de transférer à l’IA une part importante de la gestion de la relation client.
La part de l’IA
Il est devenu habituel en entreprise de recourir à des chat bots pour assurer la relation client face à des questions redondantes ou particulièrement basiques de la part de la clientèle :
- Avez-vous ce produit en stock ?
- Quel est le délai d’expédition ?
- Quand êtes-vous ouvert ?
Pour remplir de telles fonctions, la synergie entre IA et administratif permet d’assurer de telles tâches bien plus rapidement que l’humain et peut même fournir des réponses personnalisées.
La part de l’humain
Le recours à l’intelligence artificielle n’implique pas de retirer l’humain des tâches de gestion de la relation client, loin s’en faut. Les agents en charge de cette fonction sont au contraire mieux dédiés à la gestion des requêtes plus complexes.
Ainsi, pour les requêtes nécessitant un processus de négociation, la compréhension d’un problème technique ou la prise en main d’une situation délicate, l’humain demeure présent.
IA et administratif : L’automatisation
Dans les tâches administratives
De nombreuses entreprises ont intégré l’IA à leurs processus internes afin de simplifier et d’automatiser des tâches telles que la programmation de réunions en tenant compte des disponibilités des participants par exemple.
Plusieurs autres tâches sont ainsi automatisées et simplifiées grâce à la combinaison IA et administratif, ce qui permet d’optimiser nombre de processus quotidiens et de tâches répétitives afin de concentrer les ressources en direction de tâches plus importantes.
Dans les processus métiers
Un effectif croissant de corps de métier voit une bonne part de leurs tâches habituelles être prise en charge par l’intelligence artificielle :
- Pour les responsables IT, la définition d’alertes, la préparation de rapports, le rappel de délais, les envois de mails ;
- Pour les fonctions financières, le recouvrement, la gestion de la paie, la facturation ;
- Pour les fonctions ressources humaines, la gestion des absences et des congés, la gestion des formations, les comptes rendus d’entretien.
Le secteur financier est l’un de ceux qui profitent le plus des avancées réalisées en IA. A titre d’illustration, Mooncard est une solution de gestion des notes de frais qui fait gagner en efficacité face à ce processus chronophage.
Cette fintech allie IA et administratif pour raccourcir une procédure longue en supprimant la saisie manuelle, en automatisant la collecte des factures et en simplifiant leur traitement comptable, toutes choses permettant à l’entreprise de gagner en productivité.
Pour quels avantages ?
L’intégration de l’IA dans les processus administratifs permet aux entreprises d’optimiser leur productivité en automatisant les processus à faible valeur ajoutée mais qui consomment beaucoup de temps et d’attention de la part des salariés.
L’automatisation de ces tâches de moindre valeur et la focalisation des travailleurs sur des fonctions relevant d’une plus grande importance a par ailleurs un effet notable quant à leur motivation. Cliquez ici pour en apprendre plus sur la motivation des salariés.
Cette option a en outre l’avantage de faire baisser les coûts, de faire gagner du temps et de réduire les erreurs.
Loin des craintes liées au remplacement de l’humain par la machine dans un certain nombre de professions, la synergie entre IA et administratif ouvre la voie à une meilleure valorisation de l’intelligence humaine qui est mieux exploitée au profit d’activités porteuses de croissance.
