Les logiciels SaaS ou « Software as a Service », en français « logiciel en tant que service », sont une solution de distribution de logiciel consistant pour un fournisseur à héberger des applications puis à les mettre à disposition de clients via Internet. Il s’agit d’une solution de Cloud Computing qui tend à devenir la norme dans les entreprises. Une étude réalisée par le magazine Tech IDG a d’ailleurs démontré l’intention pour 73% de ces dernières de basculer leurs applications en Saas au cours de l’année 2020.
Cela s’explique par les nombreux avantages de ces solutions d’un point de vue économique d’une part et sur le plan pratique d’autre part. Pourquoi les logiciels en Saas connaissent-ils un tel succès ? Détails.
Les logiciels Saas : comment ça marche ?
Les logiciels Saas sont un produit que les entreprises peuvent consommer par abonnement à un fournisseur, contrairement aux modèles de logiciels traditionnels dont il faut acheter la licence pour pouvoir les installer sur l’ordinateur et l’utiliser.
Le fonctionnement même du logiciel Saas explique son succès auprès des entreprises qui favorisent de plus en plus les formules d’abonnement, qui sont plus économiques que l’achat de produits. Le plébiscite de l’utilisation des logiciels Saas par les organisations s’inscrit dans la tendance globale de l’économie de l’abonnement, qui permet aux consommateurs, qu’ils soient particuliers ou professionnels, de combler leurs attentes grâce aux offres sur mesure.
La seconde caractéristique du logiciel Saas est le mode d’hébergement, qui s’effectue via des serveurs gérés par l’éditeur ou le fournisseur. Il permet l’accessibilité au logiciel via n’importe quel ordinateur en se connectant par Internet à un navigateur web.
Au vu de ces caractéristiques, force est d’admettre que les nombreux avantages de cette solution découlent directement de son mode de fonctionnement.
Le logiciel Saas en formation : un condensé de fonctionnalités utile pour les centres de formation
Le meilleur moyen d’aborder les avantages des logiciels Saas est de les illustrer par des modèles existants proposés sur le marché, à l’image de ce que propose Dendreo pour les centres de formation. Les logiciels tels que proposés par le fournisseur permettent ainsi à ces centres de mieux gérer les différentes tâches grâce à de nombreuses fonctionnalités pratiques.
Les fonctionnalités liées à la gestion administrative permettent aux centres de formation d’assurer le suivi des dossiers, des catalogues, du planning, des émargements, etc.
Grâce à des outils intégrés comme l’outil de fusion par exemple, il est possible de regrouper les informations de manière à éviter les doublons et garantir une base de données fonctionnelle et fiable. Il assure aussi la fusion automatique des données en cas de mises à jour.
La gestion des documents
La création, la complétion, la signature, l’archivage… sont des tâches incontournables dans les centres de formation. Les logiciels Saas peuvent intégrer une fonctionnalité permettant de faciliter l’organisation en générant des documents pré-remplis, des signatures électroniques intégrées, l’archivage automatique, etc.
Les options peuvent comprendre également la génération des codes QR automatiques sur les documents pour faciliter leur reconnaissance, leur classement et leur archivage dans les bons dossiers par la suite et éviter ainsi les pertes de temps.
Gestion financière
Le logiciel Saas peut être un allié pour la gestion financière et comptable du centre de formation en permettant le découpage des financements, le suivi des paiements, les exports comptables, la facturation, ainsi que la réalisation du bilan pédagogique et financier.
En intégrant ces différentes fonctionnalités, la solution devient un assistant de gestion optimal qui allège les tâches liées à la gestion financière du centre.
Gestion de la communication
La performance d’un centre de formation repose aussi sur une bonne gestion de la communication. Cette solution peut être mise en œuvre pour la gestion de cet aspect de l’organisation à travers des outils de suivi et d’interaction.
Il est par exemple possible d’y avoir recours pour gérer la communication sur Internet et procéder notamment à la publication des informations de l’entreprise. Pour les centres de formation, il peut s’agir du catalogue des formations, des sessions de formation en direct, des actions de formation prévues, etc.
Gestion organisationnelle
Pour mieux organiser les prestations proposées, et en l’occurrence les actions de formations du centre, il est également possible de se servir du logiciel. Avec une fonctionnalité dédiée à la gestion organisationnelle, les centres de formation peuvent par exemple gérer le contenu des cours en ligne, planifier les actions de formation, mieux organiser les classes virtuelles… Les options peuvent intégrer la synchronisation native avec une plateforme d’apprentissage en ligne et des plateformes de Learning Management System ou LMS.
Quel est l’intérêt d’utiliser des logiciels Saas en entreprise ?
Les logiciels Saas offrent l’avantage de pouvoir être adaptés à tous les besoins des entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Dans ce contexte, il est possible de leur citer de nombreux autres avantages profitables aux organisations qui les choisissent pour assurer leur fonctionnement.
La disponibilité
Le logiciel Saas peut être utilisé à tout moment via un ordinateur connecté à Internet, facilitant ainsi son accès, surtout pendant les déplacements. Il n’y a plus besoin de télécharger et d’installer la solution sur ordinateur pour pouvoir s’en servir.
Le coût
Le déploiement du logiciel Saas coûte moins cher qu’une solution sous licence dans la mesure où l’acquisition du matériel, la maintenance et l’installation du support ne sont plus nécessaires. L’utilisation de la solution Saas offre en plus la possibilité de payer un abonnement proportionnel à l’utilisation, ce qui permet aux entreprises de mieux maîtriser le budget alloué à ce poste de dépense en particulier.
La possibilité d’adaptation
Les ressources techniques mises à disposition avec les logiciels Saas peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cela a été démontré précédemment pour les centres de formation qui peuvent disposer d’un lot de fonctionnalités spécialement conçues pour assurer leur fonctionnement. Il s’agit d’une caractéristique qui garantit l’efficacité de cette solution, dans la mesure où l’entreprise peut accéder à des services sur demande.
Les possibilités de travail collaboratif
Les logiciels Saas donnent la possibilité aux utilisateurs de travailler en collaboratif aussi bien entre équipes internes qu’avec les partenaires externes.
