Pour mieux conserver les données sur le moyen et le long terme, garantir leur authenticité et leur intégrité, la plupart des entreprises ont adopté les logiciels d’archivage électronique. En effet, l’archivage est en France une obligation légale que les entreprises sont tenues de respecter. Elle permet à l’entreprise de retrouver toutes les pièces justificatives en cas de contrôle fiscal ou en cas de litige. Vous envisagez d’adopter une solution d’archivage numérique pour votre entreprise ? Pour faciliter votre choix, nous vous proposons à travers le présent article une sélection des meilleurs logiciels d’archivage pour votre entreprise en 2021.
Logiciel d’archivage électronique : de quoi s’agit-il exactement ?
Le logiciel d’archivage électronique est une solution logicielle utilisée pour numériser les documents dans le but de dématérialiser les informations qu’ils contiennent, et les stocker plus intelligemment. Avec le logiciel d’archivage Doxis4 par exemple, vous bénéficiez d’un véritable coffre-fort électronique qui sécurise les données de votre entreprise et garantit par ailleurs l’intégrité des documents stockés. Il favorise un énorme gain de temps et représente de ce fait un allié de taille dans la recherche d’archive.
Les documents sont gérés selon des règles préétablies (par vous-même), et ne peuvent donc être accessibles qu’à un groupe d’individus détenant le mot de passe. A l’aide d’un logiciel d’archivage électronique, finis les temps où une inondation ou autre intempérie rendait vos archives illisibles. Dorénavant, chaque document est dématérialisé et peut même être dupliqué sur un support externe tel qu’une clé USB, un CD ou encore un DVD.
Comment fonctionne un logiciel d’archivage?
Le logiciel d’archivage est conçu pour résoudre les problèmes de gestion et de dématérialisation documentaire au sein de votre entreprise. Il vous permet de répondre efficacement aux exigences légales de conservation et de traçabilité des données de cette dernière. Avec un logiciel d’archivage, l’accès aux données est facilité, notamment avec des consultations multicritères par mot-clé, simplification des éliminations et création de versement.
Vous pouvez aussi opter pour un mode de communication et fixer un délai de consultation de ces données. Les logiciels d’archivage proposent des interfaces sécurisées dont les accès se font via https. Ils assurent aussi une bonne gestion des utilisateurs, une meilleure traçabilité des communications et surtout réintègrent à chaque fois les archives et les remettent à leur place d’origine.
Fonctionnalités du logiciel d’archivage pour entreprise
La vérification des fonctionnalités du logiciel d’archivage est une étape primordiale dans le choix de ce dernier. Ainsi, le logiciel d’archivage doit pouvoir gérer tous les fichiers de votre entreprise incluant les stocks, contacts, comptabilité, notes, photos et vidéos, etc. Vérifiez également si les fichiers peuvent être importés et exportés dans différents formats: PDF, Excel… Les données doivent être sécurisées et l’accès hiérarchisé.
Les données doivent être partagées dans un groupe de tiers comprenant les fournisseurs, les partenaires ainsi que les clients. Le logiciel d’archivage doit permettre aussi de rechercher avec plus de précision les archives en s’appuyant sur les sous-ensembles et autres spécificités de ces données. De plus, le logiciel doit appliquer les normes ADELE de la Direction des Archives Nationales en cas d’externalisation de certaines données.
Par ailleurs, un bon logiciel d’archivage pour entreprise doit également disposer d’une fonctionnalité d’archivage avec métadonnées et assurer le transfert des données via une plateforme avec une demande d’accès qui peut être acceptée ou refusée. Il définit le délai de conservation des documents ainsi que leur cycle de vie selon des normes précises. Il permet également de consulter plusieurs archives à la fois et gère les documents invalidés. Le logiciel d’archivage offre à l’utilisateur la possibilité d’annoter ses archives et de pouvoir en faire usage lors d’un travail collaboratif notamment.
Les documents sont bien datés et ceux supprimés par erreur peuvent être facilement récupérés. Le logiciel peut aussi analyser la fréquence et le taux de consultation des documents archivés. Enfin, grâce à la messagerie électronique qui utilise les applications comme Gmail et Outlook, l’archivage emails fait aussi partie des fonctionnalités incontournables d’un logiciel d’archivage.
À qui sont destinés les logiciels d’archivage électronique?
Il existe une multitude de solutions logicielles dans la gestion et l’archivage des documents. Certaines d’entre elles sont destinées à des secteurs précis comme ceux de la santé, de l’industrie, des banques et assurances. Le monde du 21e siècle étant tourné vers la dématérialisation des données, les logiciels d’archivage ont été facilement adoptés dans les entreprises aussi bien privées que publiques.
Top 4 des meilleurs logiciels d’archivage pour votre entreprise
Quels sont les meilleurs logiciels d’archivage électronique sur le marché ?
Doxis4 : la solution logicielle d’archivage pour votre entreprise
Pour un archivage efficace des données au sein de votre entreprise, il vous faut avoir un logiciel performant. Le logiciel Doxis4 apparaît comme la solution idéale pour répondre à vos besoins. En effet, grâce à ce logiciel, vos documents numérisés sont accessibles de n’importe quel endroit 24h/24 par tous vos salariés.
Avec Doxis4, toutes les informations et archives (contrats, correspondances, factures, etc.) sont désormais à portée de clic y compris celles enregistrées sur d’autres sites de votre société. Le logiciel affiche au moins 250 formats de fichiers et ne nécessite pour ce faire l’installation préalable d’aucune visionneuse de fichiers PDF, de CAO ou CMI ou même d’application d’origine.
Docuware
Il s’agit sans doute de l’un des logiciels les plus efficaces dans la gestion électronique du Workflow et de documents. Doté d’une grande expertise, il assure la gestion intelligente des documents électroniques. C’est la solution idéale pour la dématérialisation et l’automatisation des documents par rapport aux activités de l’entreprise. Avec Docuware, le travail en équipe est davantage boosté, car il vous épargne des tâches inutiles et répétitives. Le logiciel compte déjà plus de 14000 utilisateurs à travers le monde. L’outil offre l’avantage d’être facile à paramétrer. En effet, il est possible de dématérialiser ou d’automatiser des processus de votre entreprise en quelques jours ou semaines à l’aide du logiciel Docuware. Malgré la facilité d’utilisation qu’offre le logiciel, certains utilisateurs lui reprochent un front office un peu brut, avec un design peu attrayant, une interface peu personnalisable et des fonctionnalités inaccessibles pour absence d’un cloud.
Sicem
Sicem est une autre solution logicielle d’archivage très intuitive et évolutive. Elle aide à alléger les charges de travail liées aux documents physiques et apporte une solution de digitalisation et d’archivage des documents. L’éditeur a été mis au point en 1985 et s’affiche aujourd’hui comme un véritable spécialiste de l’ingénierie logicielle. Aussi innove-t-il constamment dans la gestion des documents et leur archivage. Il possède aujourd’hui 200 clients au nombre desquels figurent des entreprises, des départements et même des ministères. Sicem utilise les systèmes d’archivage THOT, M@rine ou encore VITAM.
Zeendoc
Au sein d’une entreprise, il arrive très souvent que l’on peine à retrouver un document précis parmi tant d’autres. Zeendoc vous évite ces énormes pertes de temps en vous proposant la numérisation de vos documents. Avec ce logiciel, vous disposez d’une base de données dans laquelle sont classés automatiquement tous vos documents. Vous pourrez donc en quelques clics accéder à un document, le modifier, voire le supprimer au besoin.
