Dans toute entreprise, le papier a toujours été un indispensable. Mais c’est aussi un élément qui prend de la place et dont la gestion n’est pas facile à appréhender. Depuis quelques années, la tendance est à une minimisation de son utilisation, avec à terme l’objectif zéro papier. Cette perspective a progressivement révélé de nouveaux usages en rapport avec la Gestion Électronique des Documents (GED).
Pour implémenter ce procédé, de plus en plus d’entreprises ont recours à des logiciels de GED. De quoi s’agit-il et quel en est l’intérêt ?
Logiciel GED : de quoi parle-t-on ?
En termes simples, il s’agit d’un logiciel consacré à la Gestion Électronique des Documents. C’est un outil pensé pour fluidifier l’ensemble des opérations en rapport avec la gestion des documents, de leur numérisation jusqu’à leur archivage. Par souci de précision, il convient de souligner que la GED fait autant référence au concept, qu’à l’ensemble des outils conçus pour sa mise en place.
Avec un logiciel GED, vous avez la main sur le flux des documents de votre entreprise, et pouvez déployer différentes actions pour en améliorer le traitement et la gestion. On en vient ainsi aux avantages d’un tel outil.
Gain de temps dans la recherche de documents
Rechercher un document est une tâche qui peut se révéler très chronophage. Mais avec la GED, elle se réduit à sa plus simple expression. Il vous suffit de renseigner les références du document concerné pour le retrouver en quelques clics. La recherche est facilitée par un système de classement intelligent qui prend en compte la nature et la catégorie des documents : factures, reçus, contrats, etc.
Qui dit gain de temps dit aussi productivité accrue, dans le sens où les collaborateurs ont la possibilité de se concentrer sur des tâches plus utiles. La recherche de documents étant reléguée au second plan, elle n’est plus source de stress. La productivité de vos équipes s’en trouve décuplée tout comme la satisfaction de vos clients.
Un meilleur contrôle des informations
En entreprise, on a tôt fait d’être submergé par le flot de documents qui circulent en interne. Sans un outil approprié, il est difficile d’y voir clair entre les copies, les versions caduques ou à jour de certains documents. En utilisant un logiciel de Gestion Électronique des Documents, vous réduisez non seulement ce flux d’informations, mais en gardez aussi le contrôle.
Cela est possible grâce à une organisation intuitive des documents et à une actualisation des données. Ainsi, toute modification apportée à un document est prise en compte est mise à jour dans le logiciel, ce qui facilite en facilite le suivi en temps réel.
Amélioration de la collaboration entre les salariés
Avec un logiciel de GED, partager des documents entre collaborateurs n’aura jamais été aussi facile. Cette fonctionnalité renforce la collaboration entre les salariés, ce qui se révèle bénéfique à l’échelle des équipes et de l’entreprise. La diffusion des documents et des informations qui y sont liées est instantanée, même à distance. Tout est consultable en ligne, indifféremment du terminal utilisé (smartphone, tablette, ordinateur).
Dans le cadre de la gestion d’un projet, c’est un facteur qui peut se révéler décisif. Au besoin, le logiciel peut être couplé à des applications métiers, notamment celles dédiées à la comptabilité, à la gestion du personnel ou des clients.
Sécurité optimisée
Le virage de la dématérialisation a coïncidé avec une intensification des mesures de sécurité informatique. La bonne nouvelle, c’est qu’avec un logiciel GED, la confidentialité des documents est sauve. L’accès aux documents confidentiels peut être restreint à un nombre ou une classe d’utilisateurs donnée, en fonction du niveau d’habilitation dont ils disposent.
La GED ne fait pas que sécuriser vos documents, elle en simplifie aussi le stockage. Les risques de perte de données sont ainsi minimisés.
Gain de place et d’espace
On ne compte plus les dépenses induites par l’accumulation de documents papier dans les bureaux. L’achat de mobiliers adaptés et l’investissement dans des solutions de stockage externes viennent alourdir les coûts d’exploitation de l’entreprise.
La GED apporte une tout autre perspective, puisqu’avec des documents numérisés, classés et sauvegardés en ligne, vous gagnez de la place dans votre espace de travail. Vous économisez également sur les frais d’impression, étant donné que vous pouvez vous passer de copies physiques.
Une consommation de papier plus responsable
Vous aurez compris que l’adoption d’un logiciel dédiée à la GED est un tournant stratégique pour une entreprise sur de nombreux points.
Mais c’est aussi avant tout, une décision qui va dans le sens des objectifs de développement durable, par la réduction de la consommation de papier. Pour toute entité souhaitant s’inscrire dans cette vision, le choix de ce type d’outil est essentiel.
