L’envoi de recommandé par internet offre les mêmes avantages qu’un recommandé classique. Autrement dit, elle dispose des mêmes valeurs juridiques que le recommandé habituel. Avec cette méthode, vous avez un service d’envoi à votre disposition à toute heure et à tout moment. Pour accéder à ce service, il y a quelques étapes à franchir.
La procédure pour envoyer un recommandé par internet
Pour envoyer un recommandé par internet, il vous suffit d’envoyer le document concerné en utilisant l’adresse mail du destinataire. C’est-à-dire que la procédure est similaire à l’envoi d’un email classique sauf que le destinataire doit accéder à un espace sécurisé pour lire son contenu. Cela implique d’avoir un compte en ligne auprès de la poste pour envoyer et recevoir un recommandé.
L’envoi de ce type de document numérique se fait sur la base d’un accord au préalable. Entre autres, le destinataire doit donner son accord pour que le transfert de document puisse avoir lieu. C’est utile pour la notification de l’adresse mail qui servira de preuve. Pour que l’accord soit recevable, il faut qu’il soit accompagné de la signature du bénéficiaire de l’envoi recommandé.
Autrement, vous devez vous identifier en utilisant vos identifiants eIDAS. Vous avez un éditeur de texte pour la rédaction de votre lettre et un champ spécialement dédié à l’adresse email du destinataire. Si besoin, vous pouvez ajouter une pièce jointe grâce à un module sécurisé. Cependant la taille de vos fichiers joints ne doit pas dépasser les 250 Mo.
Le règlement eIDAS pour l’envoi d’une LRE
Il s’agit d’un règlement que l’on applique dans les pays de l’UE depuis le 1er juillet 2016. Ce règlement sert de socle pour les échanges électroniques tels que l’envoi de lettre recommandée électronique ou LRE. Pour que le document soit recevable, il doit être livré grâce aux services d’un prestataire de confiance de qualité.
Compte tenu de l’article L 100 de Code des postes et Communications électroniques datant de l’année 2019, le recommandée eIDAS est la seule LRE équivalente à la version classique. L’avantage avec un envoi numérique c’est qu’il est possible de faire un envoi groupé ou de faire une mise en file d’attente. Il est même possible de faire une assignation à un flux de facturation.
L’ERE ou envoi recommandé simple
L’envoi recommandé électronique simple est conforme aux contenus de l’article 43.1 du règlement de l’UE sur l’eIDAS. Elle utilise un système d’identification basique tout en étant tout de même recevable dans le cadre d’une procédure juridique. Toutefois, si vous devez l’envoyer à un destinataire n’ayant pas un statut de professionnel, vous devez tout de même obtenir son consentement.
Cette preuve de dépôt présentée sous forme électronique peut être conservée dans un délai de 3 mois sur votre compte sécurisé. Cette preuve est consultable en ligne en cas de litige avec l’un des destinataires de vos recommandées. Avec cette solution en ligne, vous n’avez plus à faire la queue à la Poste pour votre envoi. La prestation est accessible même si vous êtes à l’étranger.
Pourquoi envoyer un recommandé par internet ?
L’internet a révolutionné notre façon de communiquer, et l’envoi d’une lettre recommandée ne fait pas exception. L’envoi d’une lettre recommandée par internet offre de nombreux avantages que les services postaux traditionnels n’offrent pas. Tout d’abord, il est beaucoup plus rapide et plus fiable. Avec le courrier traditionnel, vous ne savez jamais si votre lettre sera reçue, et si elle l’est, il n’y a aucun moyen de confirmer son arrivée. Lorsque vous envoyez une lettre recommandée par internet, vous pouvez suivre sa progression et vous assurer qu’elle est bien reçue par son destinataire. Un autre avantage est la possibilité d’en assurer le suivi. Si vous devez envoyer un document important ou demander une réponse, vous pouvez facilement le faire en ligne. Vous pouvez même envoyer un rappel ou un courrier suivi en ligne, ce qui vous permet de suivre l’évolution de votre lettre et de vous assurer qu’elle est reçue en temps voulu.
En outre, cela est plus rentable que les services postaux traditionnels. Vous pouvez économiser de l’argent sur les timbres et autres coûts associés, ainsi que gagner du temps en évitant les déplacements au bureau de poste. Enfin, l’envoi d’une lettre recommandée par internet est plus sûr que les services postaux traditionnels. Grâce à l’utilisation de la technologie de cryptage, vous pouvez vous assurer que vos informations sensibles restent protégées et que votre lettre est reçue par le destinataire prévu. Ce niveau de sécurité supplémentaire vous permet d’avoir l’esprit tranquille, sachant que vos informations personnelles sont en sécurité.
Dans quels cas envoyer un courrier en recommandé ?
Lorsqu’il s’agit de documents essentiels au fonctionnement d’une entreprise, tels que les documents de l’assemblée générale, les déclarations d’assurance ou les accords de résiliation de bail, le courrier recommandé peut s’avérer indispensable. Dans d’autres cas, il est utilisé pour assurer une livraison sécurisée ou pour fournir une preuve de l’arrivée de l’envoi :
- Lors de la résiliation d’un contrat, comme dans le cas d’un contrat de travail, d’un contrat d’assurance, d’un contrat de prestataire de services, d’un contrat de location, d’un contrat de leasing ou d’un compte bancaire, il peut y avoir des exigences légales à respecter. Pour cela, il faut généralement une lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document sert de preuve que la lettre de résiliation a été envoyée et reçue, et sert de point de départ à une période de notification.
- Dans la situation d’un conflit juridique, la lettre recommandée peut démontrer que vous avez déjà tenté de régler l’affaire sans passer par le tribunal, en vain. L’accusé de réception est donc indispensable, car il confirme que le destinataire a accepté le courrier.
- Lors de l’envoi d’une notification formelle, il est essentiel de disposer d’une lettre recommandée avec accusé de réception. En effet, la notification sera toujours assortie d’un délai. La date stipulée sur l’accusé de réception deviendra le point de départ du dossier de contentieux
- Les entreprises qui ne reçoivent pas les paiements de leurs clients à temps ont souvent des difficultés à recouvrer ce qui leur est dû. Après l’envoi d’un premier rappel, par courriel, téléphone ou courrier, il est recommandé d’envoyer une lettre certifiée avec accusé de réception. Cela permet de rappeler que le client ne peut nier avoir connaissance de la dette impayée.
- Lorsqu’il s’agit d’expédier des objets précieux ou des documents essentiels, le courrier recommandé avec accusé de réception est l’option la plus adaptée. Ce service garantit la bonne livraison du colis à la destination prévue. Et si, pour une raison quelconque, l’envoi est égaré ou endommagé, l’indemnisation est prédéterminée et dépend du degré de remboursement choisi.
Avec ou sans avis de réception ?
Il est possible d’envoyer une lettre recommandée sans accusé de réception. Il s’agit d’une option plus rentable pour l’expéditeur. Bien que le destinataire doive toujours signer pour recevoir la lettre, l’expéditeur n’obtiendra pas de document portant sa signature. Néanmoins, la Poste conserve un enregistrement de la distribution pendant douze mois, et l’expéditeur peut le demander si nécessaire.
Que se passe-t-il en cas d’absence ou de refus du destinataire ?
Seule la personne destinataire ou un de ses représentants muni d’une pièce d’identité valable et de la signature du destinataire peut accepter une lettre recommandée. Si le destinataire n’est pas présent au moment de la distribution, il reçoit une notification et dispose de 15 jours pour retirer la lettre au bureau de poste. Si le destinataire refuse de recevoir le courrier ou néglige de le retirer au bureau de poste, la lettre sera renvoyée à l’expéditeur avec la mention « non réclamé » ou « refusé ». Néanmoins, si une procédure judiciaire est en cours, le fait de ne pas obtenir la correspondance peut mettre le destinataire en porte-à-faux avec le tribunal, ce qui n’empêchera pas la procédure de se dérouler.
