Factures, reçus, preuves d’achat… Les documents financiers font partie intégrante de toutes les entreprises. Quel que soit votre secteur d’activité, vous faites forcément face à ces types de documents dès que vous achetez un produit ou utilisez un service. Afin de garder vos livres de compte à jour, il vous faut trier les documents, les lire et en extraire les informations pertinentes. Après cela, il faut classer ces mêmes informations afin qu’elles soient prêtes à être traitées puis enregistrées dans votre base de données ou logiciel ERP.
Le temps que chaque document prend à être traité, vous vous retrouvez avec une nouvelle pile sur le bureau. Chaque document nécessite un temps variable et représente toujours une tâche répétitive, notamment les factures courantes. Une bonne chose est que les technologies actuelles proposent des solutions permettant de faciliter et d’accélérer les flux de travail.
La reconnaissance optique de caractère, ou OCR, est une technologie permettant de lire et d’extraire les informations inscrites sur un document. Cela révolutionne le traitement des documents et améliore considérablement la qualité de ladite extraction de données. Découvrez en détail en quoi consiste cette technologie et quels bénéfices vous pouvez en tirer.
OCR : 3 lettres pour un grand changement
L’OCR est une technologie très répandue permettant de reconnaître le texte présent sur une image, tel que des documents numérisés ou des photos. La technologie OCR est utilisée pour convertir pratiquement tout type d’image contenant du texte écrit (dactylographié, manuscrit ou imprimé) en données textuelles lisibles par une machine. Mais comment fonctionne cette technologie exactement ? Quels sont les avantages de l’OCR ? Faisons la lumière sur ce sujet !
Comment cela fonctionne-t-il ?
Tout d’abord, vous aurez besoin d’un appareil supportant la technologie OCR. Par exemple, cela peut être votre smartphone. Scannez le document dont vous souhaitez extraire les informations utiles à votre activité. La technologie OCR analyse votre document en temps réel. Les informations définies au préalable sont extraites automatiquement. De cette extraction, le logiciel OCR s’occupe ensuite de hiérarchiser et d’ordonner les informations.
La technologie OCR suit trois étapes :
- Scannez le document dont vous souhaitez extraire les informations avec votre smartphone via l’application de votre OCR.
- Dès réception par l’app, les informations textuelles présentes sont extraites mais pas encore structurées.
- Enfin, l’application structure les données et vous permet de les traiter directement dans votre base de données.
Maintenant que vous avez vu comment fonctionne le logiciel OCR, voici la liste non-exhaustive des avantages que vous rencontrerez à utiliser cette technologie.
Les avantages de l’utilisation de l’OCR
L’automatisation de la saisie des données améliore grandement la gestion et le traitement de vos documents. Améliorez la rapidité et la précision du traitement de vos documents en confiant leur traitement à un logiciel OCR.
Améliorez la rapidité et la précision
En confiant la gestion de vos documents à un logiciel OCR, vous vous assurez de les traiter plus rapidement et avec une plus grande précision. En effet, l’OCR travaille en continu. Quant à la précision, l’OCR est en constante évolution, le logiciel apprend continuellement des documents qui lui sont fournis. Les erreurs de saisie manuelle sont supprimées.
Augmentez votre efficacité
Grâce à la rapidité et la précision de l’OCR, augmentez votre efficacité. Vous pouvez à présent traiter un maximum de documents en un temps bien plus réduit qu’avec le traitement manuel.
Optimisez votre temps
L’OCR est en mesure d’analyser et d’extraire les informations en quelques secondes (généralement entre 2 à 5 secondes), tandis que manuellement cela prend facilement plusieurs minutes de votre temps.
Grâce à l’OCR et l’automatisation de votre traitement de documents, vous serez en mesure d’en traiter un nombre beaucoup plus important et ce plus rapidement.
Avant de profiter des bénéfices de l’OCR, faire un état des lieux est une bonne chose à accomplir. Pourquoi ? Pour vous permettre de mieux appréhender votre recherche et définir vos besoins en amont.
Faire un bon état des lieux
Commencez par cerner vos besoins, votre budget, les documents qui seront à traiter, analysez les différents fournisseurs… Tout cela pour justifier votre démarche et vous faciliter la tâche quand il en viendra à choisir un fournisseur.
Voici quelques conseils pour vous aider à mettre en place l’automatisation au sein de votre entreprise.
Définition des besoins
La solution recherchée est-elle à long ou court terme ? Quelles tâches seront automatisées ? Pour quels types de documents ? Quel budget sera alloué à cette automatisation
Questionnez vos collègues
Quels sont les processus actuels dans l’entreprise ? Relevez les tâches répétitives et celles qui seront automatisées. Déterminez le temps consacré à l’extraction d’un document et le moment où les erreurs surviennent le plus.
Étude comparative des fournisseurs d’OCR
Un rapide coup d’œil sur internet et vous trouverez un nombre interminable de fournisseur de logiciel OCR. Tous ne correspondent pas à votre requête initiale. Comparez les différentes offres, les prix, les solutions de chaque fournisseur. Planifiez une démonstration gratuite pour vous faire une idée du fonctionnement du logiciel et de ses avantages pour votre organisation.
Calculez votre retour sur investissement
Après votre analyse, comparez les 2-3 potentiels fournisseurs qui semblent le mieux vous correspondre : basez vous sur les tarifs et les solutions proposées. Combien de temps et d’argent pensez-vous économiser ? Il est probable que les vendeurs vous donnent eux-mêmes une estimation de ces chiffres. Il est encore mieux de se faire une idée des économies possibles en se basant sur une démo ou un essai gratuit. Comparez ces chiffres aux coûts de la solution et vous pouvez calculer le retour sur investissement de la première année d’utilisation et des années suivantes. Quel fournisseur correspond le plus à vos besoins ?
L’essai et l’évaluation
Après votre ROI, vous avez retenu un fournisseur qui semble coller à vos besoins. Testez le produit et évaluez-le après quelques mois. Obtenez-vous les résultats escomptés ? Les économies réalisées sont-elles à la hauteur de vos attentes ? Portez également attention à la qualité de l’accompagnement fourni par votre fournisseur tout au long du processus.
Trouvez votre fournisseur d’OCR
En somme, un bon fournisseur doit répondre à vos exigences. Il doit être en mesure de fournir une solution répondant à vos besoins, respecter votre budget et vous accompagner tout au long du processus. Trouver le bon fournisseur peut prendre un certain temps, mais il est important de s’assurer que vous disposez de la bonne solution. En fin de compte, le logiciel d’OCR devra vous faire gagner du temps et de l’argent, plutôt que de prendre une grande partie de votre attention qui serait mieux utilisée ailleurs.
