Inventé en 1910 par Henry Gantt, le diagramme de Gantt est un outil destiné à la planification de tâches relatives à un projet en cours ou à venir. Celles-ci sont représentées à l’aide de barres horizontales visibles à travers un graphique. De nombreux chefs d’entreprise provenant de secteurs d’activités différents l’utilisent pour gérer des tâches variées et complexes. Voyons cela plus en détail.
Les utilités d’un diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est utilisé pour l’organisation, la planification et le suivi de tâches. Il est donc utilisé pour :
- La mise en place de jalon pour valider les différentes étapes d’un projet.
- La détermination du délai de chaque étape clé d’un projet.
- Un suivi optimal des tâches en parallèle avec la réalisation d’autres projets.
- Une estimation de l’impact d’un éventuel retard sur les autres tâches et la date limite.
- Une visualisation des tâches à faire.
- Un suivi de l’évolution du projet et de son pilotage par rapport au délai restant.
La mise en place de ce tableau de bord est utile lorsque votre entreprise se charge de la mise en place d’un projet complexe. Même si les tâches s’entremêlent, il est plus facile de les différencier. Toutefois, vous pouvez aussi vous en servir sur un quelconque projet qu’il soit complexe ou pas.
La réalisation d’un diagramme de Gantt
Sa mise en place peut s’effectuer à l’aide d’un fichier Excel ou d’un tout autre logiciel similaire à celui-ci. Une fois que le choix de logiciel est fait, vous avez besoin de préparer les données relatives au projet à l’intérieur d’un tableau. Ensuite, il y a quelques étapes à suivre comme nous le détaillons ici :
- Définir les tâches et les jalons du projet : c’est-à-dire qu’il faudra décomposer les grandes étapes de celui-ci et le temps prévu pour leur réalisation. Pour une meilleure organisation, il est conseillé d’organiser les jalons suivant un ordre chronologique.
- Estimer le temps nécessaire pour la production des tâches. C’est une donnée importante pour estimer avec précision la durée du projet.
- Identifier les immixtions ou la réalisation de tâches séquentielles afin de traiter différentes tâches en parallèle.
Les étapes de création d’un diagramme de Gantt
Pour que votre diagramme de Gantt soit une réussite, il y a plusieurs étapes à entreprendre dans l’ordre.
D’abord, vous devez inspecter les bases du périmètre de votre projet et réunir votre équipe pour faire le point sur le contenu du cahier des charges. Une fois que c’est fait, vous pouvez vous attaquer à la création des activités. Il s’agit de décomposer les équipes pour former des unités de travail. Pensez à rappeler les jalons et le délai de traitement du projet à chaque équipe concernée.
Une fois que les rôles sont partagés, il y a l’estimation des ressources. Ces dernières comprennent les équipements, les personnes et les matériaux nécessaires pour l’accomplissement du projet. Puis, il y a l’élaboration du planning qui inclut l’insertion des données collectées et les vérifications à faire.
Les logiciels à utiliser pour sa réalisation
L’outil Excel est le plus utilisé lorsqu’il s’agit de créer un diagramme de Gantt. Il s’agit d’un logiciel facile à maîtriser avec le temps.
Cependant, il existe d’autres applications que vous pouvez mettre à profit pour établir votre diagramme. La plupart du temps, elles sont gratuites et accessibles. Par exemple, il est possible de le faire à partir de Google Drive ou à l’aide d’un Smartsheet.
Ce sont des outils efficaces et pratiques pour la réalisation de travaux collaboratifs. Sinon, vous pouvez aussi utiliser des logiciels libres comme Ganttproject. Ce dernier permet de prendre des mesures en cas de retard sur la production et d’effectuer des simulations.
