Toutes les démarches en relation avec la conception d’un bulletin de paie représentent des tâches répétitives qui provoquent un impact important sur la productivité de l’entreprise. En effet, les responsables en charge des bulletins de paie sont obligés de refaire le même travail chaque mois alors que cela engendre des frais financiers pour la société. Conscient des différentes pertes dues à la répétition de ce travail et les complications qui peuvent survenir, nombreuses sont les entités qui optent pour le bulletin de paie électronique. Mais, comment faire pour mettre en place cette solution?
Dématérialiser vos bulletins de paie, pour quelle raison ?
Dans l’objectif de réduire les charges de l’entreprise et suivre l’avancée des nouvelles technologies, opter pour la dématérialisation des fiches de paie semble être la meilleure solution. En effet, cette alternative fait preuve de son efficacité, car l’entreprise est en mesure de réaliser 33 à 67 % d’économie.
Le service des Ressources humaines reste le plus concerné par la dématérialisation. Avec un système correspondant à leurs attentes, les responsables voient la gestion financière et administrative s’améliorer. L’intégration d’un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie fait partie des démarches de développement durable pour une entité. Par ailleurs, la perte de temps est réduite puisque le service peut se concentrer vers d’autres tâches. L’organisation de la paie devient un travail facile et simple.
La création d’un bulletin de paie sous format numérique est-elle encadrée par la loi ?
Avant de vous lancer dans la mise en place d’un bulletin de paie numérique, vous devez savoir que l’émission de ce type de document doit respecter certaines normes. En effet, les bulletins de salaire par voie électronique sont régis par des règles strictes. Pour avoir la garantie de l’intégrité du document, chaque bulletin de paie à transmettre auprès d’un salarié doit d’abord être signé afin de faire valoir ses droits. Le service des ressources humaines en charge de la paie doit également s’occuper de la vérification de chaque information contenue dans le bulletin de paie. De plus, les données comprises dans le bulletin doivent être confidentielles.
Les étapes pour la mise en place d’un bulletin de paie électronique
Autorisée depuis l’année 2009, la dématérialisation des bulletins de paie est une procédure qui a reçu l’accord et la validation des salariés. Chaque employeur est tenu d’informer les salariés avant de mettre en place cette nouvelle technologie. Vous pouvez avoir des informations sur les droits des salariés ici.
Les données
La dématérialisation fait partie des changements qui représentent un enjeu capital pour les entreprises. Comme vous le savez, l’utilisation des nouvelles technologies impose des solutions de protection de données personnelles. L’ensemble des données numériques des salariés sont rajoutées dans le logiciel, d’où l’importance de suivre des étapes strictes. Pour éviter les soucis lors du rajout de ces données, vous pouvez faire appel à un professionnel dans le domaine pour vous aider pour la mise en place d’un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie de vos salariés.
Le respect de la confidentialité des données
Avec une entité spécialisée, vous pouvez avoir l’assurance de la confidentialité des données au moment de la dématérialisation du bulletin de paie. Les données incluses dans ce type de document sont garanties et sécurisées. Contrairement à une fiche de paie standard, celle sous format électronique est disponible à tout moment pour aider les responsables. Le bulletin électronique est accessible rapidement et en quelques clics.
La liaison de la fiche de paie avec le CPA
Tout employeur doit permettre à ses salariés d’avoir accès à sa fiche de paie. Pour ce faire, l’expert en coffre-fort électronique bulletin de paie doit associer ce document au Compte personnel d’activité de l’employé. Il faut préciser que le CPA renferme le compte professionnel de formation, le compte d’engagement citoyen et le compte professionnel de prévention.
