Informer dans les délais les élus municipaux de la tenue du prochain conseil relève parfois du casse-tête pour les responsables administratifs des mairies. Fort heureusement, il est maintenant possible d’assurer l’envoi des convocations au conseil municipal par voie dématérialisée en utilisant un logiciel dédié.
Quelles sont les règles de convocation du conseil municipal ?
La loi engagement et proximité n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 permet d’envoyer la convocation au conseil municipal par mail. Non-obligatoire à l’origine, cet envoi dématérialisé est désormais la règle selon la loi n° 2015-991 du 7 août 2015. Les élus qui se trouvent dans l’impossibilité d’accéder à l’outil numérique doivent expressément faire la demande d’envoi papier s’ils ont besoin d’être exclus de l’envoi des convocations au conseil municipal par voie dématérialisée.
Quand envoyer les convocations au conseil municipal ?
Le délai d’envoi varie en fonction de la taille de la commune. Il est de 3 jours francs dans les communes de moins de 3 500 habitants et de 5 jours francs dans les autres cas.
Comment procéder pour l’envoi des convocations par voie dématérialisée ?
Il existe plusieurs façons de s’acquitter de la tâche d’envoi des convocations au conseil municipal.
L’envoi par mail
Pour procéder à l’envoi des convocations au conseil municipal par voie dématérialisée, il est possible d’utiliser la boîte mail de la municipalité. Toutefois, cela suppose de maîtriser l’utilisation des bases de données et de disposer d’outils de sécurisation pour éviter que les e-mails ne soient traités comme des spams. Il s’agit d’une tâche chronophage, susceptible d’affecter la bonne marche de l’administration municipale, en prenant la place de missions de service public.
L’utilisation d’un outil de convocation électronique
Afin de faciliter le travail des élus et employés municipaux, des solutions d’envois dématérialisés sont disponibles. C’est le cas, par exemple, de QUALIGRAF et de sa solution KBox, qui propose une technologie 100 % Cloud hautement sécurisée. L’outil de convocation électronique est disponible en 24h/24 et 7j/7 et permet de travailler sur les documents hors ligne. QUALIGRAF propose aussi des solutions d’archivage électronique et de gestion des documents à destination des collectivités
Comment choisir le logiciel de convocation électronique ?
Compte tenu des nécessités de confidentialité, un logiciel de convocation des élus se doit d’être parfaitement sécurisé et de disposer de solutions de sauvegarde. Idéalement, il doit également être doté des fonctions suivantes :
- Être capable de tracer l’horaire des dépôts, afin d’apporter la preuve du respect des procédures.
- Permettre de joindre tous les documents nécessaires à la préparation de la réunion du conseil municipal.
- Mettre à disposition un espace sécurisé, où l’élu peut retrouver facilement ses documents, les consulter et les annoter.
- Disposer de fonctions de partage et communication avec les collaborateurs, individuellement ou en groupe.
- Être accessible hors du réseau Internet, afin que les utilisateurs puissent travailler pendant leurs déplacements.
- Être consultable sur tout type d’appareil – PC, tablette, Smartphone – et de système d’exploitation – Android, iOS ou Windows, afin d’être accessible à tous.
Ces conditions étant réunies, la municipalité, ses élus et son personnel de gestion disposent d’un outil sécurisé, pratique et adapté à la préparation comme au suivi des réunions du conseil municipal. L’envoi des convocations au conseil municipal par voie dématérialisée n’est plus qu’une simple formalité.
