Dans toutes les entreprises, y compris les plus petites, la gestion des plannings est toujours une tâche pénible et fastidieuse. Elle est également souvent une véritable usine à gaz : une petite absence éventuelle d’un salarié et ce sont les plannings de chacun qui sont à revoir afin de s’adapter. Ces plannings se sont longtemps fait à la main, et beaucoup de managers par le passé auraient accepté de payer un prix fort pour pouvoir élaborer un planning du personnel avec un logiciel de gestion. Comment et pourquoi s’appuyer sur ce type d’outil ?
Choisir un bon logiciel pour mettre en place un planning fiable
La première chose à faire avant de commencer à établir le planning du personnel est de mettre la main sur un logiciel qui permettra de gagner un temps précieux, notamment dans les entreprises où l’on compte un certain nombre de salariés. Devant la qualité inégale de l’offre, il convient de prendre en compte plusieurs éléments pour réaliser ce choix. L’outil doit tout d’abord être fluide d’utilisation pour permettre une prise en main intuitive et une bonne collaboration via l’interface entre les membres de l’entreprise.
Un bon logiciel pour effectuer le planning du personnel ne s’arrête pas là. Les spécialistes du domaine comme Combohr dotent leurs logiciels de fonctions essentielles : accès en ligne en temps réel, possibilité de personnaliser son interface, espaces de discussion dédiés, préparations de codes couleurs pour les différentes tâches ou duplications des plannings, rien n’est laissé au hasard.
Les critères à analyser avant d’élaborer un planning du personnel avec un logiciel
Dans un second temps, la préparation d’un planning du personnel avec un logiciel doit prendre en compte plusieurs critères pour qu’il puisse être adapté aux objectifs et aux contraintes de l’entreprise. Afin de donner du sens à son utilisation, le manager réfléchira aux périodes charnières de l’année et aux pics d’activité pour pouvoir les anticiper. C’est en effet une gestion pragmatique de l’entreprise que l’on cherche à renforcer en s’aidant d’un logiciel.
Les souhaits et les aspirations des salariés devront donc être pris en compte au maximum afin de maintenir un bon équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle, ce qui participe efficacement au bonheur et à l’engagement dans le travail. Il est également utile de prévoir une possibilité pour que les salariés puissent permuter leurs tâches en fonction de certaines circonstances, et de ne pas figer outre mesure les plannings produits.
Les avantages des outils de gestion de planning
Si ces différentes précautions sont prises lors de l’élaboration d’un planning du personnel avec un logiciel, il est très probable que cet outil devienne rapidement vital pour la productivité de l’entreprise. Offrant une flexibilité des emplois du temps et une grande fiabilité dans la gestion des données, à l’instar de la validation d’adresses, il permet de produire des plannings opérationnels et efficaces.
La centralisation des données élimine les risques d’erreurs de saisie et facilite le suivi de chaque salarié. Au regard du temps et de la charge mentale que l’utilisation de cet outil fait gagner, il permet aussi d’améliorer l’efficacité générale de l’équipe. Pour une somme modique, les logiciel de planning du personnel contribuent finalement à améliorer les relations humaines au sein de l’entreprise pour garantir une bonne ambiance de travail : le rêve en même temps que l’objectif de tout manager.
