Nos habitudes de vie ont toujours été indexées sur les possibilités technologiques. Et ce qui est vrai pour le quotidien l’est encore plus pour le travail. La facturation électronique est donc l’un des aboutissants incontournables de la numérisation de la société. Mais de quoi parle-t-on exactement lorsque l’on utilise ce terme ? Est-elle obligatoire pour les entreprises ? Et surtout, comment en faire un outil d’optimisation pour son activité grâce à une plateforme de dématérialisation adaptée à ses besoins ? Réponses.
La facturation électronique, c’est quoi exactement ?
La facturation électronique est un processus qui permet de générer, de transmettre et de recevoir des factures sous forme électronique. Contrairement à la facturation papier, la facturation électronique ne nécessite pas d’impression ni d’envoi postal. Les factures électroniques sont envoyées via des réseaux informatiques sécurisés et sont généralement stockées dans des systèmes de gestion électronique des documents. Attention car le terme facture électronique ne désigne pas un document au format PDF, envoyé par mail, mais bien une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format structuré.
Les factures électroniques constituent donc l’avenir indépassable des entreprises, à la fois parce qu’elles permettront des optimisations intéressantes et parce qu’elles seront redues obligatoires à terme. Ainsi, adopter la facture électronique en 2024 par l’intermédiaire de plateformes de dématérialisation comme Freedz, c’est déjà prendre de l’avance sur la législation et sur la concurrence.
L’obligation de facturation électronique et son échéance
L’obligation de facturation électronique est une mesure visant à moderniser et à simplifier les échanges commerciaux entre les entreprises. Elle consiste tout simplement à émettre et à recevoir des factures au format électronique, plutôt qu’en format papier. Cette mesure est déjà obligatoire dans certains pays de l’Union Européenne, et elle devait étendue à tous les pays membres à partir de 2023. Le calendrier de mise en place de cette obligation a finalement été repoussé, et varie selon la taille des entreprises : les grandes entreprises devront l’adopter dès 2024, les entreprises de taille moyenne en 2025 et les petites entreprises, ainsi que les micro, en 2026.
Cette mesure permettra de réduire les coûts administratifs et de simplifier les démarches pour les entreprises. Cependant, elle nécessitera une adaptation des systèmes informatiques et une formation des employés. Les entreprises sont donc encouragées à anticiper cette obligation et à se préparer dès maintenant, afin de ne pas être prises au dépourvu lors de son entrée en vigueur.
Pourquoi passer par un acteur privé pour sa facturation électronique ?
Pour mettre en place l’obligation de facturation électronique dans les meilleures conditions, la France a décidé de laisser le choix aux entreprises. Elles pourront donc passer soit par un portail public de facturation (PPF), soit par une plateforme de dématérialisation privée partenaire de l’administration (PDP). Par défaut, toutes les entreprises seront affiliées au PPF, qui offrira un service de base, nécessitant une saisie manuelle.
Les plateformes de dématérialisation privées, au contraire, dont les compétences et la sécurité seront validés par une norme ISO et une certification délivrée par l’Anssi, proposeront toutes sortes de services en plus. Elles pourront ainsi convertir les factures transmises dans de multiples formats, contrôler leur validité, les transmettre à leurs destinataires et offrir des fonctionnalités d’optimisation tels des tableaux de bord, des services d’archivage ou de génération de factures. Vous n’aurez plus besoin de savoir comment envoyer un recommandé via Internet pour stimuler un mauvais payeur désormais !
