Pour les entrepreneurs inscrits au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés), l’extrait KBIS est le document indispensable attestant de l’existence juridique de leur société commerciale. Il compile un certain nombre d’informations sur la dite société et ses dirigeants et ce, quel que soit le statut de l’entreprise (SAS, SARL, EURL, SASU…). Incontournable, ce document officiel sera nécessaire pour effectuer toutes sortes de démarches administratives et commerciales.
Le greffe du tribunal de commerce est le seul officiel habilité à délivrer le KBIS. Son obtention a un coût et nécessite quelques démarches, aujourd’hui numérisées, pour jouir du document. Des sociétés spécialisées se proposent désormais de prendre en charge l’ensemble des procédures à effectuer pour faire gagner du temps aux entreprises et leur permettre ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier. Explications.
Un extrait KBIS, carte d’identité des sociétés
L’extrait kbis est le seul document officiel qui regroupe l’ensemble des informations associées à une entreprise et à ses dirigeants. A ce titre, il constitue la « carte d’identité » de la société et assure à ses interlocuteurs de son existence juridique ou de la nature officielle de son activité mais aussi de l’existence ou non de procédures en cours contre l’entreprise, toutes informations vérifiées et validées par le greffe du tribunal de commerce.
On y trouve notamment tous les renseignements concernant le statut de l’entreprise : forme juridique (SAS, SARL, EURL, SASU…) numéro d’identification et code NAF ou raison sociale. Elle regroupe également l’ensemble des informations liées à l’activité de l’entreprise comme la durée d’existence de la société, sa date de création, la description de son activité, le montant du capital social ou son adresse officielle. Enfin, l’interlocuteur peut y trouver des informations sur ses dirigeants ou la référence des autorisations réglementaires obligatoires.
Un extrait KBIS, pour quoi faire ?
L’extrait KBIS atteste de l’existence juridique d’une entreprise. Il concerne uniquement les sociétés inscrites au RCS, dont l’activité est commerciale. Pour les artisans inscrits à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat, le document équivalent est l’extrait d’immatriculation D1 tandis que les autoentrepreneurs disposent eux d’un extrait K ou SIRENE. Tous ces documents sont parfois demandés par les entreprises ou les administrations pour effectuer certaines démarches.
Dans la plupart des cas, l’extrait KBIS fourni devra dater de moins de trois mois. Ceci est particulièrement vrai dans les cas où le document sert à démontrer l’inexistence de procédures en cours contre la société. Il peut également être demandé dans le cas d’une candidature à un appel d’offre public et sera généralement indispensable pour effectuer des actions en rapport avec la vie de la société. On pense notamment à l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, l’achat de matériel ou même l’entrée en négociation avec un potentiel fournisseur ou client.
Comment obtenir un extrait KBIS ?
Seul le greffier du tribunal de commerce est autorisé à délivrer l’extrait KBIS. Pour les entreprises qui en éprouvent le besoin, il est possible de se connecter sur le site officiel pour l’obtenir. Après avoir identifié sa société grâce au numéro SIREN/SIRET ou sa dénomination sociale, l’entrepreneur doit remplir un formulaire de recherche, puis sélectionner son entreprise avant de préciser s’il préfère recevoir son extrait par mail ou par courrier. Gardez à l’esprit que ce service n’est pas gratuit.
Pour faciliter les démarches des entrepreneurs et les soulager d’une charge administrative supplémentaire, certaines sociétés spécialisées offrent un service intermédiaire qui permet aux entrepreneurs de recevoir leur extrait KBIS sous 24 heures. Simplification des procédures et rapidité du service vous permettront de vous concentrer sur vos activités et de disposer à loisir d’un document officiel livré directement sur votre boîte mail dans un temps record. Un atout dans la gestion de votre temps de travail.
