L’authentification des documents professionnels est indispensable pour toute entreprise qui souhaite évoluer. En effet, son intégrité et son image en dépendent. Découvrez donc pourquoi il est utile d’authentifier vos documents professionnels et quelles sont les techniques qui permettent de le faire.
L’authentification des documents pour plus de sécurité
L’authentification de vos documents professionnels vous permet de les protéger contre les falsifications et les modifications frauduleuses. Elle sert à vérifier l’auteur d’un document en donnant des informations à son sujet. C’est le cas par exemple lorsqu’un chef d’entreprise décide d’utiliser un tampon encreur pour marquer ses documents importants. Le tampon encreur comporte toutes les informations sur la société et l’auteur du document tamponné. Ainsi, il est impossible pour un fraudeur de créer un faux document et de se faire passer pour quelqu’un qu’il n’est pas.
L’authentification des documents professionnels est nécessaire, notamment lorsque vous évoluez dans un domaine où la validité légale et la confidentialité sont indispensables. Par exemple, elle est indispensable pour des documents tels que les contrats, les documents juridiques, les dossiers médicaux ou encore les transactions financières. Ces divers documents doivent être authentifiés pour avoir une valeur légale.
Pour valoriser votre image de marque
L’authentification constitue pour vous un moyen de montrer à votre clientèle que vous vous souciez de l’intégrité et de la sécurité de vos documents. Cela prouve que votre entreprise est responsable et que vous avez pris l’engagement de protéger les informations de vos clients. Ceux-ci pourront alors facilement vous faire confiance. Par ailleurs, en recevant des documents authentifiés de la part de votre entreprise, vos clients sont assurés de votre professionnalisme et de votre sérieux. Ils auront aussi la certitude que vos produits et/ou services sont réalisés avec la même rigueur.
Leur satisfaction sera ainsi plus grande, ce qui peut renforcer la relation de confiance entre vous. L’authentification de vos documents permet également d’améliorer votre réputation de société moderne et innovante. L’utilisation de certains types d’authentifications montre que l’entreprise reste ouverte à l’utilisation de technologie avancée dans le but de sécuriser davantage ses données sensibles. Cela prouve que vous êtes prêt à accepter de nouvelles pratiques pour une expérience client plus satisfaisante.
Différents types d’authentifications de documents professionnels
Voici quelques types d’authentifications de documents que vous pouvez utiliser au sein de votre société. Ils font partie des plus courants.
L’authentification manuscrite
Elle consiste en l’utilisation de signature manuscrite sur les documents par leur auteur. C’est une option simple qui malheureusement peut être facilement altérée et falsifiée avec l’usage de scanners ou d’imprimantes de grande performance. Il est cependant possible de renforcer cette authentification en utilisant un tampon encreur personnalisé.
L’authentification électronique des documents
Ce type d’authentification implique l’utilisation des technologies numériques pour l’insertion et la vérification de signatures électroniques et de codes d’authentification sur le document. Cette méthode est plus difficile à falsifier que la technique manuelle, car elle s’accompagne généralement d’une vérification de l’identité de l’auteur.
L’authentification biométrique
Ce type d’authentification se sert des caractéristiques physiques uniques de l’auteur pour vérifier son identité. Il peut s’agir de ses empreintes digitales, de sa voix ou encore de son iris. C’est une technique très sécurisée. En revanche, elle nécessite l’utilisation de matériel spécialisé, le plus souvent très coûteux. Outre ces trois techniques d’authentification, on retrouve également les techniques de mots de passe et code-barres qui sont aussi très répandues.
