Dans le cadre de la loi du travail, le déploiement de la fiche de paie électronique est entré en vigueur en janvier 2017. L’employeur a la liberté d’y recourir ou non, tandis que l’employé n’a pas la possibilité de l’exiger. Diverses précautions doivent être prises par ce premier en cas de recours à cette solution. En tout cas, cette dernière présente de multiples bénéfices pour l’entreprise.
Informer les employés et garantir la confidentialité des données
L’employeur a le droit de recourir librement à l’utilisation du bulletin de paie électronique. Supprimer le papier au profit de l’électronique n’est pas en effet une obligation. Toutefois, cette solution permet d’optimiser le processus RH en limitant le nombre de papiers utilisés et en diminuant les coûts de fonctionnement du service RH. Elle est également bénéfique pour amoindrir la charge administrative et activer les processus d’administration. Avant de procéder au passage du papier en fiche de paie dématérialisée, l’employeur doit en informer ses salariés au minimum quatre semaines avant le changement. Les délégués du personnel doivent de même être mis au courant de cette décision.
Dans le courrier informant chaque employé, une remarque concernant son droit à s’opposer est en outre obligatoire. Ce dernier peut informer de son opposition avant ou après la remise de la fiche de paie. L’employeur a le devoir de considérer sa demande si elle est formulée dans les trois mois qui suivent la réception du courrier. L’employeur recourant à la dématérialisation des fiches de paie doit s’assurer de garder l’intégrité des données et la confidentialité des renseignements qui se trouvent dans ces documents. Pour être sûr que les données ne soient pas modifiées, ces bulletins peuvent être rangés dans un coffre-fort numérique. L’employeur doit également s’assurer que ces documents restent accessibles pendant 50 ans ou jusqu’à ce que l’employé concerné ait 75 ans.
Augmentation du taux de productivité et diminution des coûts
Enregistrées dans un format commun et soigneusement structuré, les fiches de salaire dématérialisées doivent être simples d’accès et faciles à récupérer. Pour simplifier cette démarche, l’employeur peut lier le Compte Personnel d’Activité ou CPA à un service en ligne. Grâce à ce recours, il est possible d’optimiser le temps de travail des employés. Ces derniers n’auront plus en effet à perdre beaucoup de temps dans l’établissement des bulletins de paie en papier. Ils pourront alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, augmentant ainsi leur taux de productivité. Pour alléger d’autant plus le travail, l’employeur peut décider de faire appel à une société proposant des services de dématérialisation comme dpii-telecom.com.
En optant pour l’utilisation des bulletins électroniques, ce dernier réduit considérablement ses dépenses en consommables et fournitures. Cette démarche lui permet ainsi d’éviter l’emploi d’encres, de papiers, de timbres et d’enveloppes pour la mise sous pli, l’impression et l’affranchissement de ces fiches. De plus, les documents gardés sous format électronique contribuent à diminuer les coûts de stockage, car le papier revient plus cher. Aussi, l’entreprise profite à la fois d’une image dynamique, innovante et écoresponsable en s’adaptant aux nouvelles technologies numériques et en préservant l’environnement.
