Dans le domaine des progiciels de gestion intégré (PGI) et des ERP (enterprise resource planning), on entend souvent parler du terme SAP. Et pour cause, ce dernier renvoie à SAP SE, le premier acteur du marché des PGI, détenant 26% de part de marché en 2014, contre 17% pour Oracle et 11% pour Microsoft. Avec son progiciel SAP (Systems, Applications and Products), l’éditeur allemand propose un système qui rassemble les différentes applications de l’entreprise. Ces dernières sont reliées entre elles par l’utilisation d’un système d’information qui centralise tous les traitements de données. Découvrons à présent en quoi consiste le progiciel SAP.
Définition du progiciel SAP
Avec près de 200 000 clients répartis dans le monde, SAP SE (anciennement SAP AG) est le premier éditeur de solutions logicielles pour la gestion des entreprises. Contrairement à bon nombre de ses concurrents, la firme allemande a connu une croissance organique et n’a que quelques rachats de startups à son actif. Si une grande partie de sa clientèle se compose de très grands comptes, SAP SE a réalisé d’énormes gains sur le marché des PME, notamment avec ses solutions Business All-in-One, Business ByDesign et Business One.
SAP SE propose une large gamme d’applications pour la gestion des ressources d’entreprise, notamment dans le cadre de la gestion de la relation client (CRM), la gestion financière, la gestion des talents, la gestion du cycle de vie des produits et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. La firme allemande dispose également d’un vaste réseau de partenariat qui lui permet de proposer des offres d’intégration et de personnalisation uniques pour des marchés spécifiques.
Outre ses produits ERP, SAP propose aussi plusieurs applications d’analyse commerciale dans le cadre de sa gamme de produits BusinessObjects. La ligne de produits BusinessObjects est sans nul doute l’une des acquisitions les plus remarquables que SAP SE a annoncée en 2007. Cette acquisition a positionné l’éditeur dans le rang des leaders mondiaux de la Business Intelligence avec IBM, Oracle et Microsoft. Cette gamme de produits a d’ailleurs renforcé sa position grâce à des innovations récentes telles que SAP HANA. En effet, contrairement aux autres bases de données qui stockent les données sur le disque dur, SAP HANA les sauvegardent en mémoire vive pour exécuter en temps réel des requêtes à partir de plusieurs sources de données.
Pourquoi utiliser un ERP ?
Les avantages de l’ERP sur les méthodes de gestion traditionnelles sont assez évidents : l’entreprise qui utilise un ERP peut uniformiser ses services et centraliser son traitement de l’information à partir d’une base de données unique. Par exemple, toute information saisie sur un bon de commande dans le service comptabilité est visible auprès de tous les départements concernés par cette opération.
Ainsi, il n’y aura plus aucun risque de redondance des données entre les départements, l’information étant affichée en temps réel sur les postes de travail de tous les collaborateurs concernés. De ce fait, l’entreprise améliore grandement la coordination entre ses services tout en réduisant le temps nécessaire à la remontée de l’information. De plus, la publication des informations financières ou logistiques se fait, elle aussi, en temps réel, car toutes les données sont disponibles pour tous les collaborateurs.
Les avantages spécifiques au progiciel SAP
Dans le monde entier, près de 200 000 entreprises utilisent la solution intelligente qu’est SAP dans leurs opérations quotidiennes. Cependant, bien des employés de ces entreprises ne réalisent pas encore l’étendue des avantages et des fonctionnalités offertes par le progiciel SAP. Or, ce manque de connaissances devient un obstacle qui empêche les organisations de gérer toutes les opérations commerciales de manière beaucoup plus efficace. En tout cas, il est essentiel que les dirigeants et décideurs d’entreprises ne sous-estiment pas les avantages que le logiciel SAP ERP peut leur apporter :
- Une approche role-based: rôle personnalisé pour chaque collaborateur, lui permettant d’accéder rapidement et facilement uniquement aux données et transactions lui concernant, via divers terminaux d’accès. En effet, chaque utilisateur aura ses propres identifiants et sera limité au paramétrage effectué sur son compte au préalable. Par exemple, un responsable de la paie ne pourra pas accéder aux données commerciales. Cette approche permet un cloisonnement des données et maintient la confidentialité dans le système d’information.
- L’utilisation de technologies avancées de collecte d’informations : à l’instar de SAP HANA, les outils de traitement de données de SAP permettent une meilleure intégration de toutes les sources de données.
- Coûts d’exploitation réduits grâce à une flexibilité accrue : SAP s’appuie sur l’architecture de services de l’entreprise afin d’améliorer la standardisation, l’efficacité et l’adaptabilité de ses processus. Il permet ainsi à l’organisation de partager ses informations et ses fonctions collaboratives à d’autres communautés.
Un meilleur contrôle des processus de gestion
Grâce au PGI SAP, les entreprises peuvent parfaitement contrôler chacun de leurs processus de gestion quotidienne. La disponibilité en temps réel de l’information permet, par exemple, la réalisation de calculs de coûts préliminaires, l’évaluation d’un processus de fabrication grâce à une meilleure gestion des matériaux, ou encore l’estimation des coûts définitifs de la production. Il en va de même pour l’estimation des ressources nécessaires à la production, comme les ressources humaines allouées, les matériaux et les matières premières.
Cependant, il faut savoir que la suite SAP ne propose pas en standard des fonctionnalités de gestion des conversions ou encore des impressions de documents. Par exemple, il n’est pas possible de convertir des documents dans un format standard, tout comme la suite SAP ne gère pas en standard la diffusion de fiches métiers comprenant les formulaires. Pour réaliser ces différentes tâches de façon autonome, les entreprises doivent entrer en contact avec les intégrateurs SAP ou des spécialistes de la TMA SAP comme l’agence Codilog, qui développeront des outils ou fonctionnalités complémentaires à la suite.
Enfin, notons que SAP fournit plus de 140 rapports de système de projet standard pour la gestion de projets des entreprises. La flexibilité de la suite et son intégration commerciale complète en font un système polyvalent pour répondre aux besoins des chefs de projet et des comptables de projet.
