La gestion des plannings de travail est au cœur des tâches de management. Pour les sociétés qui doivent gérer des heures de travail variables, ça devient rapidement un vrai casse-tête. C’est pourquoi il existe des logiciels performants qui peuvent aider les managers. Les logiciels de planning de travail permettent de centraliser toutes les informations qui concernent la gestion des plannings des salariés. Ils facilitent donc le travail des managers de n’importe quel domaine.
Un logiciel de planning pour mieux répondre à vos besoins
Les logiciels de planning sont spécialement conçus pour répondre aux besoins des entreprises modernes. Leur flexibilité permet d’adapter leurs différentes fonctionnalités à votre réalité. C’est pourquoi ils conviennent à n’importe quelle entreprise, que vous œuvriez dans la restauration, le commerce au détail ou les maisons de repos.
De plus, les logiciels du genre sont aussi appréciés par les managers que par les salariés. Accessibles sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette, ils sont faciles d’utilisation et simple à comprendre. Même les personnes qui ne sont pas habiles avec la technologie arriveront à se familiariser très rapidement.
Avec des outils plus polyvalents, les besoins des sociétés s’arriment à ceux de leurs salariés. Ainsi, il est possible de mieux respecter les contraintes des employés (disponibilités, demandes de congé, nombre d’heures maximum souhaité, etc.) tout en veillant à optimiser le coût de main-d’œuvre et faire des économies de temps. Les logiciels de planning permettent de prendre en compte les préférences des salariés. Il est donc possible de s’y référer lors de la planification des plannings. Lorsque les salariés se sentent respectés, ceux-ci sont nécessairement plus heureux et la gestion d’horaires est simplifiée.
Certains logiciels intègrent même des plateformes de communication semblable à Facebook Messenger qui vous permettent de parler avec vos salariés en temps réel. Fini les communications décentralisées, tout se retrouve désormais à un seul endroit. Vos salariés sont responsables de faire leur changement de disponibilité ou leurs demandes de congé directement dans le logiciel. Ainsi, vous les responsabilisez et évitez les changements de planning qui découle de malentendus ou d’oublis.
Un bon logiciel de gestion des plannings propose normalement les fonctionnalités suivantes :
- Création, gestion et envoi de planning en ligne
- Automatisation du remplissage des feuilles de présence
- Badgeuse Web, mobile, géolocalisée, par ordinateur ou par ligne téléphonique fixe
- Outil de gestion des congés, disponibilités, échanges de shifts et remplacements
- Système professionnel de messagerie instantanée
Avantages d’utiliser de meilleurs outils
La connectivité des logiciels contribue grandement à leur succès. L’information n’est plus limitée au monde physique — tel qu’une feuille de papier épinglée sur un babillard — et est désormais accessible n’importe où. Toute l’équipe a donc accès à la version la plus à jour du planning, et ce en tout temps. Les mises à jour se communiquent facilement et instantanément. Les feuilles de présence se remplissent automatiquement et peuvent être exportées vers le logiciel de paie en un clic.
Les managers peuvent aussi mieux suivre leurs objectifs tels que les coûts de main-d’œuvre. Les logiciels préviennent aussi le vol de temps grâce à leurs badgeuses modernes. Au bout du compte, les gestionnaires sont plus productifs et efficaces. Ils peuvent se concentrer sur leurs autres tâches de gestion plutôt que de perdre leur temps à régler les problèmes de planning.
Choisir le bon outil de gestion du personnel
Devant la multitude de produits offerts sur le marché, il peut devenir difficile de choisir le bon logiciel de planning. C’est pourquoi il est essentiel de prendre votre temps pour évaluer toutes les options qui vous intéressent.
Les logiciels de planning vous permettent souvent de choisir le plan le mieux adapté à votre réalité. Si vous n’avez besoin que du planning de temps de travail, choisissez le plan qui n’inclut pas la badgeuse par exemple. Chaque logiciel a un fonctionnement différent pour la facturation. Il est donc nécessaire de s’assurer que le prix convient à votre budget. Recherchez aussi les logiciels qui proposent un abonnement sans contrat. Ainsi, si votre situation change ou si vos activités ralentissent, vous pourrez simplement annuler votre abonnement et le reprendre plus tard.
Plusieurs logiciels offrent des essais gratuits ou même une version gratuite pour vous permettre d’avoir un aperçu des différentes fonctionnalités offertes. Vous n’aurez donc pas besoin d’investir de l’argent avant d’être sûr que la solution vous convient.
