Les logiciels dans le Cloud sont une solution des plus efficaces pour tirer avantage du Cloud computing, qui permet aux entreprises d’accéder aux services informatiques prévus par un fournisseur via Internet. Le modèle des logiciels Saas conquiert d’ailleurs aussi bien les grandes entreprises que les TPE et PME qui peuvent désormais adopter cette solution pour une meilleure gestion administrative et comptable.
Dans ce cadre, il suffit d’opter pour un logiciel métier adapté au secteur d’activité de l’organisation. Quels sont les avantages des logiciels de gestions dans le Cloud pour les petites structures et comment les choisir?
Pourquoi opter pour un logiciel métier?
Le premier réflexe à avoir avant d’utiliser un logiciel de gestion dans le Cloud est de choisir un logiciel métier dont les fonctionnalités correspondent aux besoins réels de l’activité.
Pour les entreprises du bâtiment par exemple, qui représentent 20% des entreprises en France, il est très important de sélectionner une solution qui permettra de gérer les situations inhérentes aux chantiers. En utilisant un logiciel de gestion des devis et des factures pour le BTP tel que celui accessible sur https://www.obat.fr, il devient plus aisé de gérer les factures et les comptes conformément aux réglementations en vigueur sur les chantiers et plus généralement, dans le secteur
De même, le logiciel Saas s’avérera plus pratique pour la réalisation en instantané des opérations fastidieuses, la sauvegarde et la sécurisation des données en ligne. En optant pour une solution professionnelle, l’artisan ou le professionnel peut profiter de fonctionnalités pratiques comme : la réalisation des devis pour les chantiers, l’ajout d’acomptes, de situations et des avoirs sur les devis, la personnalisation de documents, la réalisation d’attestations de TVA, la signature électronique de documents, le montage de la bibliothèque d’ouvrages, l’établissement des factures de situation, le suivi de la clientèle…
À noter que les entrepreneurs d’autres secteurs peuvent trouver des logiciels qui correspondent à leur besoin, à l’image de https://quickbooks.intuit.com/fr/ par exemple.
Les avantages des logiciels de gestions dans le Cloud
L’utilisation de la solution Coud pour la gestion de l’activité assure aux structures de trouver un outil qui répondra aux besoins inhérents à un secteur d’activités précis. À ceci s’ajoutent d’autres avantages touchant à plusieurs aspects.
Une meilleure gestion des données
Les données sont une ressource particulièrement sensible que les entreprises sont amenées à manipuler en grande quantité actuellement. En optant pour une solution Cloud, leur manipulation devient plus aisée notamment par des fonctionnalités comme la sauvegarde automatique mais aussi la synchronisation. Il devient possible de passer d’un appareil à l’autre puisque les données dont mises à jour automatiquement en ligne.
De même, certaines solutions abouties permettent le partage des données avec les partenaires grâce à l’octroi d’accès à l’interface. Les différents documents comme les devis ou les factures sont plus facilement transmis de cette manière et grâce à la synchronisation, leur statut est régulièrement mis à jour.
Il s’agit aussi d’un atout considérable pour la gestion des documents comptables, dans la mesure où le comptable peut accéder plus facilement aux données pour réaliser les opérations et études inhérentes à l’activité de l’entreprise.
L’accessibilité sur différents supports et systèmes d’exploitation
Les logiciels de gestion sur Cloud offrent l’avantage de pouvoir être utilisés sur tous les appareils qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone portable du moment que ceux-ci sont connectés sur Internet. Il en est de même pour les systèmes d’exploitation puisque généralement, l’interface du logiciel devra s’afficher de la même manière sur n’importe quel modèle de système.
Cette caractéristique rend la solution particulièrement pratique pour les utilisateurs, surtout lors des déplacements.
La sécurisation des données
Les logiciels de gestion sur Cloud garantissent aussi une meilleure sécurisation des données en ligne. Ils intègrent les protections classiques comme les mots de passe par exemple, mais aussi l’identification à deux facteurs et assurent le transfert et la sauvegarde des données sur des serveurs sécurisés.
Dans ce cadre, il est conseillé d’opter pour un fournisseur dont les serveurs sont hautement sécurisés grâce à des infrastructures et des technologies de pointe et situés idéalement en France ou dans des pays où la réglementation relative à la protection des données est particulièrement rigoureuse.
La possibilité de coupler avec d’autres logiciels en ligne
L’avantage de ce type de logiciel est sa compatibilité avec d’autres services proposés sur le Cloud. Ainsi, une structure qui utilise un logiciel de gestion de la comptabilité sur Cloud par exemple, peut le coupler avec un autre logiciel aux fonctions différentes. Cela permet de profiter d’une solution complète assurant la gestion de l’ensemble de l’activité et notamment des tâches chronophages.
Il est de ce fait conseillé de s’informer à propos des autres solutions de gestion susceptibles d’être fournies par le prestataire afin de déterminer leur compatibilité entre elles et par rapport aux besoins de l’entreprise.
Un prix abordable
Le logiciel de gestion sur Cloud ne requiert pas l’achat d’une licence comme c’est le cas pour les logiciels classiques. Le fonctionnement est simple : l’entreprise paie un abonnement mensuel ou annuel dont le montant dépendra des fonctionnalités choisies et du nombre d’utilisateurs qui y auront accès. Les fournisseurs ont pour habitude de prévoir différentes formules d’abonnement comportant plus ou moins de fonctionnalités selon les besoins de l’entreprise.
Ceci épargne aux organisations un gros investissement de départ, tout comme une installation et une maintenance qui peuvent être coûteuses sur le long terme. À noter que l’absence d’installation facilite la prise en main de l’outil, qui peut être opérationnel immédiatement.
La compétitivité
Le Cloud Computing est une solution dont les capacités de calcul et de stockage épargnent des dépenses de serveurs considérables aux entreprises. Grâce à cette option, elles peuvent mieux anticiper leurs besoins en stockage, ce qui leur permet de mieux gérer les ressources et les coûts qui y sont liés.
Dans le contexte actuel où les procédés tendent à s’accélérer, le logiciel sur Cloud contribue à la compétitivité des structures grâce à des coûts maîtrisés et des services mieux adaptés à leurs besoins.
