Aujourd’hui, pour se démarquer de la concurrence, il est important pour les entreprises d’utiliser des outils efficaces susceptibles de permettre aux employés d’exercer leur fonction plus facilement, et ce, peu importe l’endroit. Dans cette optique, Microsoft Office 365 s’avère un incontournable.
Composé de la suite Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Access et Publisher), de même que d’un ensemble de services Cloud, Microsoft Office 365 permet aux organisations d’accroître leur productivité, et de ce fait, de se développer. Vous hésitez à l’adopter ? Découvrez toutes les bénéfices que peut vous conférer l’utilisation de cette solution informatique.
Économiser du temps par l’optimisation des communications internes
Office 365 offre aux entreprises plusieurs avantages leur permettant d’optimiser leurs communications internes. Les voici.
Meilleure accessibilité aux fichiers
Office 365 a l’avantage de permettre à votre entreprise le stockage de tous ses fichiers dans le cloud. Avec une simple connexion Internet, vos collaborateurs peuvent donc facilement accéder à ces documents à distance. Ils peuvent le faire à n’importe quel moment et sur tous types de périphériques mobiles et fixes.
Si vous êtes une organisation qui détient plusieurs points de services, Office 365 vous permet de connecter facilement les différents sites. Vous n’avez plus besoin des réseaux privés virtuels (VPN).
Amélioration du travail collaboratif
Les applications de la suite Office 365 sont mises en place de sorte à promouvoir l’esprit coopératif. C’est le cas de OneDrive et SharePoint qui permettent de maximiser le partage et l’accessibilité des fichiers au sein du personnel. Il suffit de bénéficier d’une formation office pour utiliser efficacement ces outils.
Ceux-ci permettent en effet à plusieurs personnes de modifier un document de façon simultanée. Ceci évite les possibilités de duplication inutiles et risquées tout en facilitant la recherche des documents. Pour les réunions et conférences, l’entreprise aura recours à Skype Entreprise qui de façon instantanée envoie des messages ou démarre des vidéoconférences.
Centralisation des données
Avec SharePoint, il est possible de rassembler les informations influentes à la gestion de croissance d’une entreprise sur une base de données. Ces données sont sauvegardées au sein d’Office 365 et sont administrées par Microsoft au lieu des serveurs de l’entreprise.
Chaque utilisateur bénéficie de 50 Go d’espace de stockage ainsi que de 1 To de stockage sur le Cloud. Vos employés peuvent procéder à l’archivage et à la conservation de leurs fichiers de travail sans problème.
Économiser de l’argent par la diminution de la charge de maintenance
Microsoft Office 365 contribue également à la réduction de la charge de maintenance. Ceci permet d’économiser de l’argent.
Office 365 simplifie l’entretien et la mise à jour des infrastructures
Cette solution diminue les procédures liées à l’entretien des infrastructures informatiques. L’entreprise ne sera plus confrontée à certaines difficultés liées notamment :
- aux copies de sauvegardes ;
- aux supervisions des mises à jour des programmes ;
- à la gestion des licences pour les serveurs ;
- à la qualité d’administration des courriels.
Office 365 optimise les solutions de sécurité
Grâce à Exchange Server, l’entreprise bénéficie d’un stockage en nuage sécurisé. Vous êtes ainsi protégé des courriels indésirables, des programmes malveillants, des virus ainsi que des attaques d’hameçonnages. Grâce à l’authentification à deux facteurs, les individus non autorisés sont dans l’impossibilité d’accéder à vos fichiers même s’ils accèdent à votre appareil.
L’outil détecte rapidement les menaces de la cybercriminalité. Si vous êtes une organisation spécialisée dans le traitement des données ou des informations confidentielles, vous devez à tout prix l’implémenter.
Pour finir, les produits offerts par Microsoft Office 365 diminuent l’utilisation des documents en papier. Par ricochet, cela participe grandement à la réduction des dépenses liées à l’impression de documents.
