Vous avez décidé de renouveler ou d’acheter du mobilier de bureau pour votre start up, mais vous n’avez pas envie de vous ruiner. Vous avez raison, l’addition peut vite grimper : vestiaires, armoires, casiers, tables, bancs et accessoires… Mais vous pouvez rapidement réduire vos coûts à ce poste. Nous vous donnons donc 5 astuces pour réduire vos dépenses en mobilier de bureau.
Faites appel à un spécialiste de l’ameublement en entreprise
Avant de penser à faire vos achats, vous devez impérativement faire ou demander un plan de vos locaux. Vous devez en effet choisir les meubles les plus adaptés et optimiser votre espace. Si vous le souhaitez, vous pouvez réaliser votre plan vous-même ou à l’aide d’un spécialiste.
Sollicitez un prestataire de l’ameublement de bureau pour effectuer un plan
Si vous n’avez pas de temps à consacrer à la réalisation d’un plan, ou que vous n’avez pas les capacités de le faire, vous pouvez déléguer cette tâche. De nombreuses entreprises d’ameublement s’en occupent. Vous pouvez par exemple joindre DBA Armoires pour la réalisation d’un plan sur mesure de votre mobilier de bureau.
Les entreprises d’ameublement réalisent des plans 2D grâce aux mesures qu’elles font de vos locaux. Vous avez donc un plan précis pour éviter les erreurs lors de l’achat et la pose des meubles. Ces prestataires peuvent également vous conseiller sur le nombre de meubles nécessaires à votre entreprise. Ils prennent en compte le nombre de salariés, les contraintes (portes et fenêtres) et la taille des différents meubles. En fonction de ces critères, ces sociétés répondent donc à vos besoins de la manière la plus précise possible, et ce à un prix souvent très attractif.
Cette option présente plusieurs avantages. Vous n’y passez tout d’abord pas des heures, car il est souvent difficile de se décider sur le choix du mobilier. Vous pourrez alors concentrer votre énergie sur d’autres tâches. Vous ne prenez ensuite pas le risque de vous tromper. En fonction du prestataire que vous aurez choisi, vous aurez la certitude d’avoir du matériel de qualité. Vous aurez enfin un projet sur mesure avec les bonnes dimensions, le bon agencement et le nombre idéal de meubles. Cela permettra à vos employés de travailler dans de bonnes conditions de travail.
Faites le plan vous-même
Vous pouvez parfaitement réaliser le plan de vos locaux seul. Pour ce faire, munissez-vous d’un papier et d’un crayon. La première étape consiste à dessiner les contours de vos locaux. Ajoutez les dimensions et nommez les pièces (vestiaire, bureau, loge, accueil…). Insérez ensuite les fenêtres et les portes. Et finissez par ajouter les étages et les escaliers.
Faire une liste de souhaits
Définissez le nombre de meubles souhaités, leur type, leur couleur, leurs matériaux… Il vous suffit d’avoir un papier et un crayon pour réaliser cette étape. Même si cette phase est un peu longue, elle est nécessaire, car elle vous libère des futurs problèmes lors du dessin du plan.
Notez toutes les contraintes
Pensez à tout ce qui peut gêner l’ameublement de vos locaux, comme la surface, la réglementation et la hauteur.
Achetez des meubles de qualité pour votre entreprise
En achetant un ameublement de qualité, vous réduisez vos coûts sur le long terme. De cette manière, vous diminuez vos frais d’entretien et de renouvellement. Vous n’avez donc plus à remplacer ou réparer des meubles qui s’usent tous les 4 mois. Opter pour du matériel haut de gamme, c’est donc faire le choix de la longévité.
Mais comment reconnaître la qualité d’un meuble ? Nous vous donnons une liste de critères pour le vérifier :
- La sécurité : un meuble doit prévenir tout accident, comme les chutes et les risques de pincements.
- La solidité : votre futur mobilier de bureau doit résister aux sollicitations qu’il rencontrera dans votre entreprise. Veillez par exemple à sa robustesse face aux charges lourdes, aux mouvements ou à la température.
- La durabilité : plus votre ameublement est durable, moins vous payez. Soyez donc vigilant à sa longévité.
- La performance : votre mobilier doit être fonctionnel et ses mécanismes doivent être fluides. Une porte d’armoire doit par exemple s’ouvrir ou coulisser rapidement et sans bruit.
- La praticité : votre mobilier doit s’adapter à votre espace de travail. Faites donc attention aux dimensions et à la mobilité des meubles.
En vérifiant tous ces points, vous êtes sûr d’éviter les frais d’entretien et de réparation. Optez par exemple pour des meubles métalliques, en mélaminé ou en acier qui feront preuve d’une plus grande rigidité, et ce en toutes circonstances.
Faites appel à un seul prestataire pour l’ameublement
Voici un autre aspect à prendre en compte pour diminuer ces dépenses en mobilier de bureau. Essayez de faire appel à un seul et même prestataire. Faire appel à plusieurs prestataires augmente en effet les coûts. Vous serez livré par différentes entreprises. Vous paierez donc deux fois la livraison. Si vous ne choisissez qu’un prestataire, vous réduisez les livraisons, et donc les frais liés à celles-ci.
Avec plusieurs prestataires, vous réglez l’expertise de chacun. En appelant une seule entreprise pour votre projet d’ameublement, vous ne payez les services qu’une seule fois. Une seule et même entreprise se chargera par exemple de l’entretien, de l’étude, du montage et du démontage. En achetant votre mobilier de bureau chez un seul et même prestataire, vous pouvez enfin bénéficier d’une réduction si vous achetez un nombre important de meubles chez lui. Certaines entreprises peuvent fournir tout le matériel nécessaire, de l’horloge de bureau à la corbeille à papier en passant par les meubles de rangement et les sièges.
Choisir du sur-mesure pour optimiser l’espace de vos bureaux
Le sur-mesure est un processus qui consiste en la production d’un bien ou d’un service selon des critères personnalisés. Originaire du domaine de la mode, ce procédé existe dans d’autres domaines, notamment dans celui de l’ameublement.
Afin de réduire les coûts d’ameublement de vos locaux, choisissez du sur-mesure. Cette option permet en effet de réduire le nombre de meubles nécessaires à votre établissement. Ces derniers auront des dimensions parfaites et s’ajusteront à votre espace. Vous pouvez choisir par exemple un bureau en forme de U ou de P pour gagner de la place ou encore prendre une armoire qui vous permettra de ranger tous vos dossiers.
Gardez les meubles fonctionnels et réparez-les si besoin
Afin de ne pas alourdir vos coûts en mobilier de bureau, songez à conserver le matériel en bon état. Faites donc un état des lieux et rangez ce qui n’est pas défectueux. De cette manière, vous réaliserez des économies, en évitant de remplacer un bureau ou des casiers fonctionnels.
En procédant ainsi, vous pourrez également réparer certains meubles. Il suffit parfois de quelques ajustements, que vous pouvez faire seul, pour remettre un meuble sur pied. Et si vous ne pouvez pas effectuer la réparation, sollicitez un prestataire pour un devis. Dans certains cas, la réparation coûte moins cher que le remplacement.
La réduction des coûts pour le mobilier de bureau s’avère donc être possible en suivant ces étapes. Faire appel à un prestataire spécialisé dans l’ameublement de bureaux d’entreprise reste tout de même la meilleure option pour réduire les dépenses de ce poste. Vous aurez le droit à une prestation de qualité cumulée à un matériel de premier choix qui pourra durer dans le temps et offrira à vos employés de meilleures conditions de travail.
