C’est en 1980 que mettre en place un serveur vocal interactif est devenu monnaie courante pour la gestion des appels entrants. Très vite, les industriels ont pris conscience de la puissance de cet outil digital. Permettant de gagner en productivité tout en améliorant l’expérience client, il a rapidement rencontré le succès. Encore réticent à sauter le pas ? À n’en point douter, vous n’avez pas conscience de ce que vous ratez…
Qu’est-ce qu’un serveur vocal interactif ?
Le Serveur Vocal Interactif ou SVI est une technologie numérique qui permet aux clients d’une entreprise d’échanger avec cette dernière via des commandes téléphoniques. Après avoir composé le numéro vert, le client est redirigé vers une ligne où il lui est demandé de taper un, deux, trois, etc. en fonction de ses besoins.
Extrêmement facile à mettre en place, un serveur vocal interactif fait office de réceptionniste. Plébiscitée pour ses petits prix et son champ de personnalisation, cette solution, proposée par des sociétés telles que Dexem, n’a cessé de faire des émules en proposant des solutions intuitives adaptées aux besoins de l’entreprise.
Au moment où le client appuie sur une touche, une tonalité DTMF est envoyée au serveur de l’entreprise, lequel choisit alors la réponse la plus appropriée. À noter qu’il est possible de créer des menus et sous-menus entièrement personnalisés en partant de zéro. Au fur et à mesure qu’il presse les touches de son téléphone, le prospect est conduit à une solution extrêmement précise.
Quels sont les avantages d’un standard virtuel ?
Adaptés au traitement d’importants volumes d’appels, les serveurs vocaux interactifs permettent de balayer d’un revers de la main les délais d’attente. En outre, c’est un excellent moyen de résoudre la plupart des cas, ce qui se traduit par un désengorgement du service client.
Outre ce gain de productivité, mettre en place un serveur vocal interactif se traduit irrémédiablement par une réduction des coûts opérationnels. Au lieu d’assumer les charges financières de 20, 30 ou 40 personnes, vous n’aurez qu’à investir dans un logiciel. Financièrement, un serveur vocal interactif est un gros plus.
En plus d’être un excellent moyen de réaliser des économies, la mise en place d’un serveur vocal interactif permet de redorer le blason d’une compagnie. De fait, il a été prouvé que le service client est plus important que jamais. Grâce à un SVI, vous êtes sûr de toujours faire une bonne impression et surtout de fidéliser vos clients.
Comment mettre en place un serveur vocal interactif ?
Avant toute chose, choisissez le numéro sur lequel vous comptez mettre en place un serveur vocal interactif. S’agira-t-il d’un numéro banalisé, d’un nombre à quatre chiffres ou alors d’un élément mnémotechnique ? Accordez-vous le temps de la réflexion avant d’aller un peu plus en avant. N’oubliez pas que c’est ce numéro qui deviendra le visage public de votre compagnie.
Ensuite, déterminer le coût supporté par l’appelant. Si vous êtes en pleine phase de croissance, une hotline gratuite permettra de générer plus de leads. En revanche, si vous désirez qualifier les appels, il est préférable d’opter pour un service surtaxé.
Viendra ensuite le moment de vous mettre dans la peau du client. Dans quelles situations est-il susceptible de vous contacter ? Quels sont les scenarii les plus susceptibles d’avoir réellement lieu ? Pour fidéliser vos clients, il est impératif que votre service client et l’accueil téléphonique soient au top. Pour cela, vous devez préciser les demandes de vos acquéreurs.
Reste ensuite à enregistrer les différents messages vocaux. Et voilà ! En à peine quelques minutes, vous avez pu mettre en place un serveur vocal interactif dont vous puissiez être fier. Peu chronophage, cette procédure vous ouvre la voie d’un service client plus performant que jamais.
