Le numérique a envahi nos vies. Il est donc normal qu’il se soit également invité auprès des entreprises. On utilise internet pour recevoir ses messages, on fait des visioconférences, on partage des dossiers dans le cloud… On peut aussi signer des contrats importants en ligne. On appelle cela la signature électronique et ce processus ne s’improvise pas. Il ne suffit pas de faire un copier/coller de sa signature pour que celle-ci ait une valeur légale. Voyons en détail le cadre législatif, l’utilisation, les règles à appliquer et bien sûr comment faire pour signer ses documents en ligne.
Un acte qui a des règles précises
Lorsqu’il s’agit de signer des documents importants (accords, contrats…), de nombreuses entreprises utilisent toujours le support papier. Mais avec la pandémie, les sociétés se sont aperçues que partager des documents pouvait poser problème. Elles se sont donc tournées vers la «signature virtuelle» mais il ne suffit pas de faire quelques clics pour que cette signature soit légalement valide.
Signer en ligne un document doit en effet suivre différents textes de lois. Cette signature en ligne est reconnue en France (et en Europe) depuis 2000 (loi n°2000-230). Sa valeur légale est établie dans les articles du Code Civil 1366 et 1367. En 2016, la réglementation eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) fait son apparition et va entériner le processus et met en place trois niveaux de sécurité: basique (simple numérisation de la signature, sans valeur légale particulière), avancé (SEA, mise en place via des données de création certifiées) et qualifié (SEQ, suit les exigences de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information). Plus le document à signer est important, plus le niveau de sécurité doit être élevé. Mais pour obtenir une signature électronique qualifiée, il est impératif de passer par un prestataire de service de certification électronique (PSCE). La signature est alors reconnue comme étant propre au signataire, réalisée par des moyens exclusivement utilisés par le signataire et ne pas être falsifiable.
Bien utiliser ce procédé
Pour signer un contrat en ligne, des factures, devis, bilans comptables, bons de commande, contrats immobiliers ou pour transférer de l’argent en toute sécurité, cette signature s’impose aujourd’hui.
Mais pour que cette signature ait une réelle valeur, elle doit être certifiée et authentifiée. Pour cela, il est recommandé de passer par un prestataire qui va officialiser la signature dans le respect de la loi. Naturellement, vous pouvez vous en passer mais le cadre juridique doit être en tout point respecté pour que la signature soit reconnue. Sans cela, tous les documents que vous aurez signés pourront être invalidés.
La signature simple (vous signez vos documents par vous-même et devez pouvoir prouver que cette signature est bien la vôtre) peut être contestée, ce qui n’est pas le cas de la signature avancée via un prestataire. Dans ce cas, la signature est considérée comme fiable devant les tribunaux.
Utiliser une signature en ligne est un gain de temps considérable. Pas besoin de se déplacer pour aller porter ou signer le document, pas d’archivage (tout est en ligne). Pas besoin d’espace de rangement, pas de coût lié à l’envoi postal, à l’impression des documents…
Une signature très simple et reconnue par la loi
Pour que votre signature soit légalement valide, il faut qu’elle soit avancée ou qualifiée. Et pour cela, il est impératif de passer par un PSCE. Vous pourrez ainsi obtenir un certificat qui garantit la valeur du parafe.
Une fois en contact avec un prestataire, vous n’aurez que peu de choses à faire pour signer vos documents, les partager puis les ranger. Tout se fait en ligne. Vous téléchargez le document à signer, vous le paraphe puis le transmettez à qui de droit. C’est tout. Il vous suffit ensuite de le ranger dans vos archives cloud. Vous avez accès au document quand vous le souhaitez, pouvez suivre la progression d’un accord sans perdre de temps.
