Le temps de travail est une information très précieuse qui peut facilement devenir source de conflit entre un employé et les responsables hiérarchiques qui l’encadrent. Il suffit parfois de quelques minutes de différences entre ce qui est déterminé par l’employé et ce qui est calculé par l’employeur pour pouvoir mettre le feu aux poudres et déclencher une guerre.
Enjeu de ce calcul du temps de travail
Le temps de travail est généralement utilisé pour établir la rémunération des employés ou ne serait-ce que pour savoir la durée de récupération dans les collaborateurs peut bénéficier.
Il suffit que la méthode de collecte soit biaisée entre plusieurs collaborateurs pour que des conflits apparaissent. A tort on pense que les conflits sont nécessairement entre l’employé et l’employeur, mais dans les faits, les mésententes peuvent également débuter entre plusieurs collaborateurs qui font le même travail, mais l’un peut juger son investissement en temps supérieur à son collègue.
Cas d’école : temps pour se rendre jusqu’à son poste de travail
Une célèbre firme américaine a reçu de nombreuses critiques sur la gestion du personnel et un point agace particulièrement les employés : le système de badges est situé au niveau du poste de travail de l’employé et non pas à l’entrée de l’usine. Il peut s’agir d’un détail, mais certains salariés doivent parcourir 5min à pied pour se rendre au fond de l’entrepôt, alors qu’ils sont arrivés en même temps que des employés qui sont plus proche de l’entrée. Dès lors, chaque jour, ils perdent 20 minutes de temps de travail (le matin, au début de la pause du midi, à la fin de la pause, puis le soir). Multipliez ce temps par 20 jours et cela représente tout de même plus de 6 heures !
Méthode 1 : la fiche papier
La méthode empirique la plus ancienne consiste à noter les heures sur une simple feuille de papier. C’est basique, il y a peu de façon de contrôler l’exactitude des données, mais si l’entreprise fait suffisamment confiance à ses employés, ça peut tout à fait convenir.
Attention, il faut être constant et éviter de saisir les heures ultérieurement en essayant de compléter les blancs. Qui se souvient réellement de son heure d’arrivée d’il y a 1 semaine ?
Méthode 2 : le fichier Excel
L’une des solutions les plus répandues consiste à remplacer cette fiche papier par un tableau Excel. L’avantage étant de pouvoir calculer plus facilement le temps total à la fin du mois, sans avoir besoin de sortir la calculatrice.
Il reste toutefois des inconvénients :
- Impossible de contrôler avec exactitude
- Données falsifiables
- Pas ou peu de sauvegarde du fichier
Méthode 3 : enregistrement du planning
Certains logiciels professionnels permettent d’enregistrer le planning des collaborateurs. Cette méthode présente enfin un avantage considérable dans la saisie des heures de travail réel, parmi lesquels il est possible de citer :
- Une correspondante des heures travaillées avec la mission réalisée (pour détecter les incohérences)
- Un calcul automatique du temps de travail au mois, à la semaine …
- Obtenir des statistiques plus précise sur le temps de travail (exemple : déterminer que les allers-retours pour aller chez un fournisseur sont trop nombreux et que l’entreprise devrait investir dans des camionnettes avec une plus grosse capacité)
Méthode 4 : pointage sur ordinateur
Le pointage est la méthode radicale pour s’assurer des horaires travaillés. Cela permet de garantir qu’il n’y a pas eu de falsification.
Un pointage sur ordinateur est une méthode simple et peu onéreuse pour obtenir les horaires de tous les collaborateurs qui ont accès à un ordinateur. Il suffit d’allumer son ordinateur, d’accéder à une pointeuse en ligne pour que l’enregistrement soit effectif.
Méthode 5 : pointage sur mobile
Tandis que le pointage sur ordinateur est utile pour les employés opérant dans un bureau, le pointage sur mobile est quant à lui à privilégier pour les employés en situation de mobilité. Ceux-ci sont très souvent déjà équipés d’un smartphone leur permettant d’accéder à leur planning, de téléphoner aux clients ou encore d’ouvrir l’itinéraire client via Google Maps ou Waze. Il est alors simple d’ajouter un outil de pointage sur leur mobile.
La solution à privilégier pour calculer le temps de travail
Chaque méthode possède ses avantages et inconvénients pour calculer le temps de travail. Certaines sont basiques et gratuite, tandis que d’autres sont plus poussées. Il peut être judicieux d’opter pour une solution professionnelle ou logiciel de gestion qui intègre plusieurs possibilités afin de s’adapter aux différents postes de l’entreprise, que les collaborateurs soient au bureau ou en déplacement.
