Chaque entreprise dispose d’un certain logiciel d’automatisation financière et opérationnelle. Toutefois, la plupart de ces systèmes ne peuvent aller au-delà des processus commerciaux ni intervenir au développement général d’une entreprise comme le font les logiciels ERP. Bien que cette remarque soit évidente, nombreux sont les gérants d’entreprise qui ne comprennent pas encore l’importance de l’utilisation du système ERP. Voulez-vous tout savoir sur le système ERP ? Découvrez dans cet article son fonctionnement, ses caractéristiques et ses avantages pour votre entreprise.
Système ERP : Définition
Le terme ERP est l’abréviation de « Enterprise Resource Planning ». En français, l’ERP est traduit par l’acronyme PGI ou « Progiciel de Gestion Intégré ». C’est une combinaison de modules reliés à une seule base de données.
L’ERP est donc un progiciel de gestion permettant de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une société ou d’un projet. En effet, il intègre de nombreuses fonctions de gestion, à savoir :
- Solution de gestion des productions et stocks
- Solution de gestion des commandes (achats, ventes, commerciale)
- Solution de gestion logistique, transport
- Solution de gestion de la comptabilité et financière
- Gestion des ressources humaines (gestion du personnel et de la paie) et Gestion de comptable comprenant la comptabilité client, fournisseur, immobilisations, etc.
- Solution de gestion budgets
- Solution de gestion de projet
Par ailleurs, comme c’est un progiciel de gestion, c’est un outil informatisé qui vous offre l’opportunité d’optimiser l’ensemble des processus de fonctionnement de base dans votre domaine de production, depuis l’approvisionnement jusqu’à l’expédition à vos clients. Donc, l’ERP est une solution tout-en-un pour l’organisation et la planification de vos ressources, réduction de vos coûts de production et d’augmentation de la productivité de votre entreprise.
Le fonctionnement de l’ERP
Comme c’est un outil de gestion, sa seule vocation est d’homogénéiser l’ensemble des processus relatifs au bon fonctionnement d’une entreprise. Donc, l’utilisation de l’ERP suit des procédures :
- En premier lieu, le système ERP se compose de plusieurs modules opérationnels. Vous devez donc installer et utiliser les modules dont vous avez besoin.
- Ensuite, chaque employé de votre entreprise aura accès aux différents modules et aux données conformément aux droits qui lui sont attribués.
- Par la même occasion, chaque utilisateur peut mettre à jour au fur et mesure les données dans le système.
- Ces données seront centralisées dans une seule base de données. Elles seront partagées ensuite dans divers processus commerciaux afin de réduire le travail manuel et rationaliser les flux de travail existants.
- Enfin, vous pouvez accéder au tableau de bord du système ERP pour consulter les différentes métriques et données de votre entreprise.
En utilisant un système ERP, les données de plusieurs départements peuvent être facilement partagées, analysées et commentées dans une seule interface. Cette performance et cette simplicité d’utilisation est vraiment un grand atout pour atteindre les objectifs de l’entreprise et réduire le temps que vos employés consacrent à des tâches qui pourraient être automatisées.
Entre autres, grâce à l’évolution de la technologie, une nouvelle génération de système ERP de plus en plus puissant a vu le jour et il est embarqué des fonctionnalités plus avancées :
- Cloud plus performant
- Mobilité
- Fonctions de personnalisation avancées
- Implantation de l’intelligence artificielle
- Meilleure intégration avec les autres systèmes d’information
Les caractéristiques du système ERP
Automatisation du logiciel ERP
Que vous soyez TPE, PME, grande entreprise ou même auto entrepreneur, le système ERP est capable d’automatiser les différents domaines de votre activité : finances, chaîne d’approvisionnement, opérations, facturation, etc.
En effet, elle a pour fonction de faciliter votre tâche tout en optimisant les processus de travail que votre entreprise effectue quotidiennement. Cela signifie que son principal but est d’améliorer vos productivités. Ainsi, grâce à ce progiciel, il est tout à fait possible, pour votre entreprise, d’atteindre plus rapidement ces objectifs.
Capacité d’intégration
Avec un système ERP, les différents départements de votre entreprise fonctionnent ensemble et en même temps. Cet outil s’intègre à tous types de programmes que vous utilisez pour faire fonctionner votre entreprise. Si vous avez, par exemple, un site e-commerce, l’ERP s’associe à des plateformes de paiement comme PayPal ou Stripe, et aux CRM comme Shopify, PrestaShop, etc.
Exécution en temps réel
Le système de planification des ressources est capable d’effectuer des opérations de façon simultanée. En effet, la synchronisation de tous types d’informations sera péremptoire pour la gestion la plus efficace, organisée, rentable et complète des projets ou des ressources et des processus opérationnels. De cette manière, votre entreprise a la possibilité d’identifier tous les problèmes existants, ce qui permet à l’équipe de réagir rapidement et de les résoudre avec agilité.
Base de données centralisée
Il y a certains systèmes de gestion d’entreprise qui échelonnent la base de données en différents départements. Les grandes entreprises optent pour ces systèmes. Mais le problème est que cela peut évoquer des erreurs de doublon d’informations ou dysfonctionnements potentiels. Le logiciel ERP dispose d’une base de données unique. C’est-à-dire qu’il gère tous les processus et systèmes informatiques en utilisant une seule et même donnée.
Interface intuitive et facile à utiliser
Le logiciel de gestion pour votre entreprise est utilisé quotidiennement par plusieurs de vos employés. Pour faciliter cette tâche, l’ERP adopte une interface intuitive. En effet, c’est un outil quotidien et cet aspect est très important pour le retour sur investissement. Cela signifie que cette apparence permet de réduire les coûts de mise en œuvre et d’éviter les problèmes lorsque de nouveaux employés rejoindront votre entreprise.
Capacité d’adaptation
Actuellement, l’ERP est programmé sur le cloud. Cela permet que le progiciel puisse être manipulé sur n’importe quel appareil (les ordinateurs de n’importe quel système d’exploitation Windows, Apple, Linux et même les tablettes et smartphones)
Modularité des fonctions de gestion
La plupart des entreprises pensent que l’ERP est un programme informatique. En fait, il s’agit d’un ensemble de programmes et de solutions globale qui permet d’unir tous les systèmes d’information dans une entreprise.
Entre autres, l’ERP vous permet d’inclure différents outils connectés des uns aux autres. Chaque outil est appelé module. Ce dernier est considéré comme l’une des caractéristiques importantes de l’ERP.
Voici quelques exemples de modules inclus dans l’ERP :
- Contrôle financier, comptabilité et facturation
- Système de prise de contact ou CRM
- MRP ou Material Requirements Planning (gestion de tous les besoins en matériel)
- Inventaire et stock de marchandises
- Direction de la chaîne d’approvisionnement
- Activité commerciale (analyse des ventes, gestion du budget, suivi des commandes, etc.)
- Traitement des projets, des équipes et des tâches respectives
- Recherche et développement de votre compagnie
Analyse des données plus rapides
En analysant vos données, l’ERP permet d’améliorer la prise de décision. En effet, il dispose d’un tableau qui offre une vue globale et intuitive de tous les aspects dans votre entreprise. Celle-ci est effectuée à partir d’un module de business relevant les chiffres d’affaires de votre compagnie.
Pourquoi une entreprise doit s’équiper d’un système ERP ?
Les bénéfices du système ERP pour votre entreprise sont :
- Amélioration de la gestion des flux économiques et financiers
- Homogénéité et cohérence des données
- Intégrité et singularité dans le système d’information
- Utilisation d’un même système d’information afin de faciliter les échanges entre les acteurs internes et externes.
- Diminution de la charge de gestion de l’information
- Mutualisation et globalisation de toutes les formations
- Accroissement de la productivité
- Contrôle des frais, des durées de mise en œuvre et de déploiement
Comment choisir son système ERP ?
L’ERP est très concurrentiel et plusieurs solutions répondent aux besoins d’une entreprise. En effet, c’est le premier critère quand vous choisissez un progiciel de gestion intégré. Par ailleurs, les critères suivants ne sont pas également négligés :
- La taille et le type de votre organisation et de son activité
- Le nombre d’employés
- Le mode de fonctionnement de chaque département
- Le budget et le prix de la solution ERP
- Les fonctionnalités offertes par la solution
- L’agilité, la flexibilité et la facilité d’utilisation
- La transparence de l’information et la simplicité de configuration
- Les évolutions du logiciel (mises à jour, etc.)
Dans quels secteurs l’ERP peut-il être utilisé ?
L’ERP est un logiciel universel qui peut être utilisé dans n’importe quelle industrie avec n’importe quel type de modèle commercial pour les aider à devenir plus efficaces. Avec une communication interdépartementale efficace, flexible, agile et d’autres fonctionnalités de base étendues, un système ERP prend en charge l’ensemble de vos processus métier de bout en bout.
