En tant qu’entreprise, il vous arrive fréquemment de faire face à de nouveaux clients. Vérifier leur identité en récoltant divers documents, puis les enregistrer dans votre base de données.
Bien entendu, vous n’avez pas un seul client à la fois ni même deux, mais bien plusieurs dizaines en même temps. Ce processus de Connaissance Client, ou KYC, est d’une importance capitale pour le bien de votre entreprise. Il nécessite rigueur, temps et organisation.
Et si vous pouviez le simplifier et même l’améliorer ? Dans cet article, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour vous donner envie de sauter le pas et automatiser votre processus KYC en utilisant un logiciel OCR pour documents d’identité.
Le processus KYC : une vérification poussée
Le processus KYC, comme légèrement approché plutôt, permet de mieux connaître le client que l’on s’apprête à enregistrer dans notre base de données. Mieux le connaître, c’est-à-dire récolter les documents relatifs à son identité ou sa domiciliation par exemple prouvant qu’il s’agit bien du même individu. C’est aussi confirmer l’authenticité de ces informations et enfin délivrer une réponse rapide au client.
Pourquoi ce processus est-il si important ?
L’étape de vérification client est primordiale et d’une importance de haut niveau. En effet, ce processus répond à des obligations légales auxquelles doivent se soumettre les entreprises de divers secteurs : assurances, institutions financières, sites de jeux ou paris en ligne… Les secteurs sont divers et variés, tout comme le but du KYC. Pour certaines entreprises, il s’agit de s’assurer de la majorité des clients là où pour d’autres il s’agira de s’assurer de l’identité de l’individu.
Dans tous les cas, un processus efficace de KYC permet d’éliminer les clients frauduleux. Notamment la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
Vous ne voudriez certainement pas faire affaire avec des individus mal intentionnés ou usant d’identités usurpées.
Pour éviter tout ceci, vous devez donc demander à vos clients de fournir des documents permettant de vérifier et valider leur identité.
Cette vérification, par son importance, requiert une grande implication de vos équipes.
La vérification manuelle : un traitement obsolète
Les étapes dé vérification du KYC sont longues et réclament une forte implication de vos employés. Vu la répétition du processus, cela peut rapidement engendrer une frustration chez vos employés et représenter une montagne de travail infini.
Le processus KYC, donc, comporte plusieurs étapes de contrôle pointilleuses.
Prenons un exemple afin de mieux comprendre et imager quelles sont les étapes du KYC. Admettons que vous soyez un site de jeux en ligne. Afin de répondre aux obligations légales en vigueur en France (et dans nombre de pays) vous devez vérifier plusieurs choses chez vos clients potentiels : leur identité et leur âge. Pour ce faire, vos équipes vont suivre plusieurs étapes.
Il vous faut tout d’abord réceptionner les documents nécessaires à la procédure. Lire et comparer les informations des documents avec celles du formulaire. Une fois cela fait, vous devez extraire et saisir manuellement les informations dans votre base de données. Enfin, vous devez reprendre toutes ces informations afin de délivrer une réponse favorable ou non à la demande du client.
Un processus reposant sur plusieurs étapes
La procédure KYC non automatisée peut être effectuée de deux façons. En ligne ou hors-ligne, elle comporte plusieurs étapes. Voyons, quelles sont-elles.
Hors ligne
Vos clients téléchargent un formulaire d’inscription, l’impriment et le remplissent. Une fois complété, ce formulaire ainsi que les documents requis sont envoyés à l’entreprise. Tout cela sur papier, en suivant les délais d’envois postaux.
En ligne
Directement sur votre site, le client remplit votre formulaire et télécharge les documents demandés.
Que le processus soit en ligne ou hors-ligne, il est toujours supporté par vos équipes qui doivent activement l’exécuter. La vérification manuelle des données ainsi que leur extraction puis transcription dans votre base donnée prend un temps considérable. Ce même temps qui empêche la délivrance d’une réponse rapide et claire à vos clients.
Les désavantages d’un KYC manuel
Le processus KYC manuel présent bon nombre d’inconvénients. Pour votre équipe, mais également pour vos clients. Passons en revue les principaux désavantages qui incombent à un processus manuel.
Sécurité des données
Chaque document d’identité va être manipulé par vos équipes, cela peut créer un problème au niveau de la réglementation RGPD.
Frustration importante
Vos clients doivent attendre un temps variable pour obtenir une réponse : peuvent-ils être admis sur votre site en tant que joueur ou la vérification de leur identité a posé un problème ? Pour vos employés, chaque vérification prend du temps et représente plusieurs documents. Cette étape répétitive est génératrice de frustration.
Chronophage
À présent, parlons du temps que cela prend. Pour vos équipes, étant donné la rigueur que la vérification KYC demande, le temps de vérification de chaque identité est monstre. Vérifier que le dossier est complet, vérifier les informations, les enregistrer dans votre base de données et enfin délivrer une réponse au client potentiel.
Erreur de saisie
Le risque d’erreur est inhérent à la saisie manuelle des données, et cela n’est en aucun cas la faute de vos équipes. La saisie erronée d’une lettre ou d’un chiffre peut avoir des répercussions dramatiques sur votre entreprise.
L’ancienne gestion du KYC est obsolète. Les inconvénients sont nombreux et pèsent probablement lourdement sur votre productivité et votre activité. Automatiser votre KYC en utilisant un logiciel vous permettra de pallier et éradiquer tous ces ralentissements.
Une solution automatisée : plus efficace et plus utile
Pour automatiser votre KYC, utiliser un logiciel d’extraction et de vérification des données est la clé et la solution. La technologie de reconnaissance optique de caractères, appelée OCR en anglais, vous permet de vérifier et d’extraire les données en temps réel. En plus de cela, elle améliore plusieurs autres points importants à votre processus de vérification KYC.
Les avantages de passer à l’automatisation
Gagnez en rapidité, améliorez votre processus, soulagez vos équipes… Il y a de nombreux avantages à automatiser qu’il est préférable de les lister afin d’avoir une vision plus claire. Découvrez-les plus en détail dans cette liste non exhaustive.
La sécurité avant tout
En utilisant un logiciel OCR de vérification d’identité, respectez les normes de la RGPD. Les documents d’identité ou justificatifs de domicile contiennent des informations sensibles qui doivent rester confidentielles. Le logiciel est l’unique lecteur et processeur de ces données.
Rapidité et fiabilité au rendez-vous
En temps réel, l’OCR analyse les documents et en extrait automatiquement les données utiles à votre vérification. La possibilité d’erreur de saisie est drastiquement réduite à néant. En général, cela prend entre 3 et 5 secondes.
Soulagement des équipes et des clients
Vos équipes sont libérées d’un poids important : elles n’ont plus à traiter manuellement les documents et ont du temps dégagé pour d’autres tâches plus productives. Vos clients reçoivent une réponse beaucoup plus rapidement. Vous augmentez ainsi votre satisfaction client.
Augmentation de la productivité
Vérifiez plus d’identité, donc augmentez votre productivité. Ainsi, boostez votre activité et travaillez plus efficacement.
Ces quelques avantages sont quelques-uns de ceux que vous pouvez attendre de l’OCR. L’OCR s’adapte à tous les secteurs et vous permet d’être plus performant. Maintenant que vous les avez lus, voilà comment fonctionne l’OCR en application.
Nous suivons l’exemple du site de jeux en ligne qui doit vérifier l’identité de son client.
Présentation du processus automatisé
Le client remplit le formulaire en ligne et soumet divers documents tels qu’un document d’identité (permis de conduire, passeport, carte d’identité). Cela se fait directement sur votre site, aucun document papier n’est requis.
Pour la vérification de l’âge, cela fonctionne d’une façon sécurisée pour vous éviter les problèmes judiciaires.
Les informations du formulaire et celles du document d’identité sont comparées automatiquement par le logiciel OCR. Notamment la date de naissance, ainsi le logiciel peut calculer si le client est majeur et peut du coup être enregistré.
Pour compléter la vérification, le joueur doit prendre un selfie et le télécharger sur votre plateforme. Le logiciel OCR extrait la photographie du document d’identité et la compare au selfie.
Ainsi, acceptez ou refusez la candidature des clients avec toutes les cartes en mains.
S’ouvrir à l’automatisation et améliorer son travail
Le processus KYC est important, voire obligatoire, pour votre entreprise. Faites usage des technologies et employez vos ressources de la façon la plus efficace. L’ancien processus, comprenant la saisie manuelle des données, n’est pas une solution optimale. Bien trop chronophage et propice aux erreurs, cette méthode est automatisable. D’un processus manuel long et chronophage, récoltez les fruits de l’automatisation et faites-en profiter votre entreprise. Plus rapide et performante, votre activité gagne en productivité.
